Nekatera podjetja lahko uspešno delujejo samo na podlagi gotovine, vendar pa je ta model precej težko vzdrževati, ko pridete mimo mame in pop faze. To je še posebej težko, če prodajate drugim podjetjem, ki pogosto ne pričakujejo, da bodo plačali vnaprej za svoje nakupe. Namesto tega boste za svoj izdelek ustvarili račun, ki ga bo stranka kasneje plačala. V času med izdajo računa in stranko, ki jo je plačala, je to opisano kot odprt račun za računovodske namene.
Opredelitev računa dobavitelja
Račun je v bistvu sporazum med prodajalcem in stranko.Prodajalec se strinja, da bo izdelek ali storitev vnaprej zagotovil in stranka se strinja, da bo plačala izdelek ali storitev v skladu s pogoji na računu. Ti pogoji vključujejo določen datum zapadlosti plačila in večina računov vključuje kazen za zapadla plačila. Nekateri ponudniki ponujajo tako korenček kot palico, ki zagotavljajo podoben popust za predplačilo. Kakorkoli, prodajalec v bistvu podaljša kredit strankam in pričakuje, da bo vsaj v večini primerov plačan - pravočasno.
Obveznosti do dobaviteljev, terjatve
Stranka in prodajalec morata obračunati odprt račun na svoji bilanci stanja. Za prodajalca je to trenutno sredstvo. To je denar, ki ga je mogoče razumno računati na plačilo prihodnjih obveznosti, kot so najemnine ali računi za surovine. Za stranko je to trenutna obveznost. V bilanci stanja se bo prikazal nasproti trenutnih sredstev, ki vključujejo vaše denarne rezerve in tekoči denarni tok ter lastne terjatve. V obeh primerih ostane na tej lokaciji, dokler se račun ne zapre.
Definicija zaprte fakture
Račun ostane odprt, dokler kupec ne naredi in prodajalec prejme plačilo v celoti. Na koncu kupca je plačilo knjiženo kot kredit na računu za plačilo, kar je idealno, če navedemo številko računa in morda identificiramo dobavitelja. S tem je zagotovljena revizijska sled, če obstaja težava z računom ali njegovim plačilom. Na koncu prodajalca se plačilo evidentira kot kreditno sporočilo v knjigi terjatev, ki je označena s številko računa in, v najboljšem primeru, številko stranke za preverjanje. V vsakem primeru, s plačilom v celoti, ki ustreza pravilnemu znesku računa - odšteje se vsak ustrezen popust ali doda ustrezna obrestna dajatev - račun lahko zdaj zapremo.
Delna plačila zapletajo stvari
Preprosto je slediti odprtemu računu in ga spremeniti v zaprto, če je potrjeno z enim samim plačilom v celoti. To je nekoliko bolj zapleteno, če delate ali prejemate delna plačila na istem računu v določenem časovnem obdobju. Osnovni postopek knjiženja v knjigo plačilnih računov, če ste stranka, ali knjiga terjatev, če ste prodajalec, ostaja enak. Težava je v tem, da zagotovite, da je skupna vsota plačil pravilna, ko izračunate morebitne kazni za obresti in da so dodeljene na ustrezen račun. Nekatere storitve tretjih oseb in programski izdelki, kot je na primer ustrezno ime OpenInvoice.com, avtomatizirajo in racionalizirajo ta proces.
Možnost diskontiranja računa
To ni neobičajno za podjetja z veliko odprtih računov, da imajo izkušnje s prehodnimi težavami z denarnim tokom, medtem ko čakajo na plačilo teh računov. V teh primerih se nekatera podjetja obrnejo na možnost, imenovano diskontiranje računov. Tretja oseba predplači prodajalcu denarja proti neporavnanemu računu v zameno za odstotek, ko je račun zbran. Odgovornost za pobiranje plačil ostaja pri prodajalcu. To je lahko uporabno orodje v času potrebe, vendar se poje na vaše robove, zato boste želeli skrbno pretehtati svoje kratkoročne potrebe glede na vašo dolgoročno donosnost.
