Robertova pravila reda so splošno sprejeta smernica za to, kako naj skupine vodijo srečanja in sprejemajo odločitve skupaj. Kot uradni zapisnik o tem, kaj se zgodi na vsakem sestanku, so zapisniki ključni vir pri vsakem postopku odločanja v skupini. Zapisnik sestanka ni nujno razburljiv, vendar mora biti jasen in lahko razumljiv. Obstaja natančna metoda za vodenje minut po Robertovih pravilih; po tej formuli prihodnjim bralcem lažje sledijo in razumejo postopke in njihov rezultat.
Začetni zapisnik Robertovih pravil reda
Vsak sklop zapisnikov o sestanku mora v skladu z Robertovimi pravilniki ureditve vsebovati iste podrobnosti, ki bralcu omogočajo splošno razumevanje namena srečanja. Vedno začnite s prvim odstavkom, ki vključuje:
- Vrsta sestanka, redna, posebna, letna, redna ali drugačna.
- Datum, čas in kraj sestanka. Če so vsi sestanki na istem mestu, izpustite to podrobnost
- Ime organizacije, ki se sestane
- Potrditev, da sta na sestanku prisotna predsedujoča in tajnica organizacije. Če niso, navedite imena posameznikov, ki bodo zamenjali vsakega od njih
- Navedite, ali je bil zapisnik prejšnjega sestanka prebran in odobren. Če prejšnja seja ni bila redna seja, dodajte datum tega sestanka.
Glavni organ zapisnika
Večina preostalega zapisa bo zapolnjena s podrobnostmi o sestanku. Sekretar, ki vodi zapisnik, lahko zabeleži sestanek in pripravi zapisnik kasneje, da se zagotovi pošten in popoln zapis vseh podrobnosti sestanka. Vedno imejte sekundarno metodo beleženja, kot je prenosni računalnik ali prenosni računalnik, ter pisala in papir, če primarna metoda ne uspe.
Na sestanek vključite vse uradne točke za razpravo. Opravite podrobne opombe o:
- Predlogi na sestanku skupaj z imenom osebe, ki je podala predlog.
- Predlogi, ki postavljajo vprašanje organu na sestanku.
- Končno besedilo in razporeditev vseh predlogov.
- Informacije o vsakem glasovanju, vključno s poimenskim glasovanjem, preštetim glasovanjem ali glasovanjem.
- Ali je skupščina šla v kvazi-odbor ali odbor celote in rezultate tega dejanja.
- Vsem pravilom in pritožbam, skupaj z njihovo razpolaganjem, ter vsemi razlogi, ki jih je za vsako odločitev podal predsednik.
- Zapis o morebitnih neurejenih pripombah, ki bi jih član lahko naredil, zaradi česar ga je predsednik imenoval za neurejenega.
- Vse druge uradne razprave v sobi.
Dokončanje zapisnika seje
Zadnji odstavek zapisnika mora vsebovati zaključne pripombe predsednika in čas uradne prekinitve sestanka. Če je bilo na sestanku kakšnih gostujočih govornikov, zabeležite njihova imena in temo njihovih predstavitev v tem zadnjem odstavku. Podpišite zapisnik sestanka in naj ga podpiše tudi vaš predsednik. Podpis tajnika zapisnika je pravni dokaz o pristnosti tega dokumenta, zato je bistveno, da ga podpišete, preden ga vložite ali ga posredujete drugim.
