Dokumentacija je pomembna za izvajanje sistema in računovodski sistem ni izjema. Dokumentiranje se običajno opravi na papirju ali v spletu s pojasnili, zakaj je bila določena odločitev sprejeta nad drugimi. Dokumentacija je običajno standard znotraj podjetja in se opravi na enak način vsakič, ko se uvede nov sistem, kar olajša branje in raziskovanje vseh vprašanj.
Odpravljanje težav
Pomen dokumentacije računovodskega sistema je jasno viden, ko gre kaj narobe in ljudje morajo ugotoviti, kako ga popraviti. Na primer: sistem plačljivih računov nekaterim prodajalcem dodaja čuden davek. Najlažji način za ugotovitev vzroka te težave je pregled dokumentacije, da vidite, kako je bil sistem nastavljen in zakaj. To je ključnega pomena, ko se sistem prvič uporabi in ljudje najdejo nepričakovane težave. Morda poročilo zahteva informacije, ki ne obstajajo. Če bi pregledali dokumentacijo, bi to pomagalo pri reševanju problema tako, da bi prikazali, kje so te informacije vzpostavljene v sistemu.
Odločitve
Dokumentacija računovodskega sistema mora predstavljati odločitve, ko se sistem izvaja. Mnogi sistemi omogočajo veliko fleksibilnosti in skupaj s prilagodljivostjo sprejemajo odločitve. Dokumentacija bi na primer pokazala, kdo se je odločil, koliko cifer mora imeti račun, in razloge, zakaj je bila ta odločitev sprejeta. To je precej pomembno, ko podjetje doživlja velike spremembe in novo vodstvo želi razumeti odločitve, ki jih ljudje ne sprejemajo več. Mogoče so bile te odločitve modre; morda pa tudi ne. Vendar pa je vsaj nekaj dokumentacije o odločitvah, sprejetih za podjetje.
Spremembe
Ko je treba sistem posodobiti z novo različico ali novim modulom, lahko s tem, da je ta dokument hitrejši, pomaga ustrezna dokumentacija. To je ključnega pomena, če je bil računovodski program zasnovan posebej za podjetje. Vse tehnične podrobnosti so zelo pomembne, če upoštevamo združljivost z drugo programsko opremo in vse potrebne spremembe programa. Na primer, morda boste potrebovali modul osnovnega sredstva in želite, da ta modul prenese informacije v glavno knjigo. Dokumentacija vam mora pokazati, ali lahko to storite in če je, kaj je treba storiti. Običajno uporabniki informacijske tehnologije (IT) uporabljajo dokumentacijo za tehnične informacije.
Oblika
Dobra dokumentacija za računovodske sisteme je običajno kombinacija diagramov poteka in besedila. Velikokrat diagram podatkov kaže, kako je bil sistem razvit in izveden bolje kot besedilo. To je lahko malo zapleteno za razumevanje, zato poskrbite, da bo v vaši dokumentaciji legenda, da boste lahko sledili konceptom.
Druge oblike dokumentacije so v obliki vprašalnikov, kjer so postavljena specifična vprašanja in odgovori so dokumentirani. Na podlagi odgovorov, poročil in drugih vprašanj računovodskega sistema se rešujejo. Velikokrat dokumentacija vsebuje tako diagrame poteka kot vprašalnike.
Premisleki
Veliko podjetij dokumentira, kako in zakaj je bil izbran določen računovodski sistem namesto drugih. To lahko uporabnikom ponudi resnično dobro predstavo o tem, kaj je bilo takrat razmišljanje, tudi če nobeden od nosilcev odločanja ni na voljo za vprašanja. Ker je izvajanje sistema drago, so običajno na voljo zapisniki sestankov za dokumentiranje postopka odločanja. Morda je en prodajalec ponudil brezplačno usposabljanje, ki je bilo privlačnejše od drugega. Torej, še preden je sistemska implementacija v teku, mora biti na voljo tudi dokumentacija.
