Zunanja komunikacija je način, kako podjetje ali organizacija komunicira s tistimi zunaj organizacijske strukture. To sega od strank in strank, do ponudnikov storitev in poslovnih partnerjev, do subjektov za zbiranje sredstev in v bistvu za vse, ki niso na plačilni listi podjetja. Dobra zunanja komunikacija je prav tako pomembna kot dobra notranja komunikacija, zato je potrebna posebna skrb, da se zagotovi, da tisti zunaj podjetja prejmejo enako skrb in spoštovanje kot tisti v podjetju.
Zberite zunanje povratne informacije. Povratne informacije se nanašajo na poročila, ki jih podjetju posredujejo vsi zunanji viri, ki določajo prednosti in slabosti vaše sposobnosti za zagotavljanje storitev in izdelkov. Ne glede na to, ali stranke zahtevajo pritožbo ali če strankam, ki ocenjujejo vašo uspešnost ali uporabljajo drugo metodo, ponujate ankete, bodo povratne informacije pokazale vrzeli v vaših komunikacijskih sposobnostih.
Odpravite težave z zunanjo komunikacijo, ki jih najdete. Morda boste ugotovili, da kupci menijo, da jih ne obravnavajo s spoštovanjem, ali da jih vodijo predstavniki podjetja. Morda boste ugotovili, da je vaša e-poštna storitev napačno označevala e-pošto od strank kot neželeno pošto, tako da zahteve in vprašanja niso prejeta. Obstaja na stotine morebitnih zunanjih komunikacijskih težav. Ko enkrat ugotovite, kaj povzroča napačno komunikacijo, lahko nadaljujete.
Ustvarite rešitev za zunanje komunikacijske težave. Na primer, če stranke poročajo, da predstavniki uporabljajo preveč tehničnega žargona, potem usposabljajo predstavnike, da razčlenijo stvari tako preprosto, kot je potrebno. Če vaše stranke poročajo, da vaša telefonska storitev ne deluje, jo popravite in jo nastavite tako, da bo kolikor mogoče enostavno navigacijo. Če spletne stranke želijo več informacij, posodobite svoje spletno mesto in jim morda ponudite način sledenja naročilom ali pomoč za takojšnje sporočanje predstavnika. Ne glede na rešitev bi se morala ukvarjati z zadevo in predstaviti izvedljivo določitev.
Zberite povratne informacije o rešitvi za vaš zunanji komunikacijski problem. Morate dobiti občutke tistih, ki jih je prizadela rešitev, da bi ugotovili, ali je rešila vprašanje, za zaposlene v vašem podjetju in za zunanje predstavnike, ki sodelujejo v procesu zunanje komunikacije.
