Na javno mnenje o podjetju ali agenciji lahko znatno vpliva zunanja komunikacija, zadovoljstvo pri delu zaposlenih pa je deloma odvisno od njegove notranje komunikacije. Izdelava učinkovitega sporočila ali komunikacijske kampanje se začne s pregledom več dejavnikov.
Odgovor na glavno vprašanje
V svetu, kjer so ljudje vsak dan zasuti z več tisoč sporočili, je njihovo glavno vprašanje pogosto »Zakaj me to skrbi?« Ali »Kaj je v njem zame?« Učinkovita komunikacija bralcu ali poslušalcu omogoča jasen odgovor. Vprašajte se, katere informacije bi bile za vas najpomembnejše, če ste bili član občinstva in poskrbite, da bodo vaši materiali dostavili te podrobnosti. Preden dodate manj pomembnih informacij, poudarite prednosti na začetku sporočila ali gradiva.
Poenostavitev
Vzdrževanje komunikacije poveča verjetnost, da bo učinkovita. Za pisno gradivo se usmerite na raven branja od 6. do 8. razreda. Izogibajte se kraticam, regulativnim izrazom ali žargonu. Izbrišite besede, če povprečna oseba, ki ste jo ustavili na ulici, ne bi poznala njihovega pomena. Ko pripravljate pisna gradiva, imejte kratke stavke in razčlenite kopijo z naslovi in grafiko. Stran, polna besedila, ni privlačna za potencialne bralce.
Metode
Z različnimi oblikami omogočite strankam in zaposlenim dostop do informacij. Sporočila za javnost, besedilna sporočila in e-poštna sporočila se lahko uporabijo za sporočanje nujnih informacij, glasila pa so lahko ustrezna izbira za vsebine, ki so manj občutljive na čas. Spletna stran je ključnega pomena za komunikacijo z zunanjim občinstvom, dobro organiziran intranet, ki prikazuje vsebine novic in praktične vire, je lahko zelo koristen za zaposlene. Vključevanje video predstavitev vam omogoča, da se pritožite na vizualne učence in ponudite nove perspektive ali podrobnosti. Organiziranje sestankov z zaposlenimi ali javnostjo ponuja osebno interakcijo, ki lahko gradi verodostojnost in občinstvo čuti vrednoteno.
Pravočasnost
Informacije, ki jih morajo poznati vaše stranke, je treba čim prej sporočiti. Ko se vaše občinstvo seznani z informacijami iz medijev in ne neposredno iz vaše organizacije, lahko pride do zaznavanja, da nameravate skriti informacije ali da ne skrbite za svoje občinstvo. Centri za nadzor bolezni v svojem priročniku za komuniciranje o krizi ugotavljajo, da dve najresnejši napaki, ki ju lahko povzroči organizacija pri komuniciranju z zainteresiranimi stranmi, zagotavljata informacije, ki so premajhne in prepozne ali pa se pojavljajo kot arogantne in ne cenijo deležnikov. Te misli so povzete v sloganu agencije: »Bodi prvi. Imeti prav. Bodi verodostojen."
Preglednost in frekvenca
Zaposleni in javnost so pogosto nezaupljivi do korporacij in vladnih agencij, vendar lahko zaupanje povečate s povečanjem preglednosti vaših sporočil. Vodstvo bi moralo priti s slabimi novicami in biti pripravljeni izraziti obžalovanje, ki ga mislijo o težkih okoliščinah. Izmenjava razlogov za težke odločitve lahko prispeva tudi k razumevanju.
»Ko razkrijete škodljive informacije, ki jih niste morali razkriti, ste zaslužili ugled zaradi preglednosti,« pravi Peter Sandmann, strokovnjak za komunikacijo glede tveganj in podjetniški svetovalec. »Ljudje začnejo opaziti, da ko storite nekaj narobe, tako pravite; iz tega sledi, da ko tega ne rečete, niste storili nič narobe."
Stranke in zaposleni ne smejo samo slišati od vas, ko je novica slaba.Mesečni bilten ali četrtletni sestanki lahko zaposlene obveščajo o dejavnostih podjetja, medtem ko členi na spletni strani družbe in e-poštna sporočila, ki so vključeni v spletno mesto, strankam zagotavljajo zanke.
