Zaradi različnih razlogov nekateri zaposleni morda ne želijo izpolniti urnikov. Lahko ga obravnavajo kot dolgočasno in zamudno, ali v primeru plačanih ali oproščenih delavcev, lahko menijo, da je to nepotrebno. Zvezno delovno pravo od vas zahteva, da spremljate čas brez zaposlitve; to predstavlja največ delavcev na uro. Če boste vzdrževali natančne zapise, lahko uporabite kateri koli časovni sistem, ki ga želite. Obstaja nekaj stvari, ki jih lahko storite, da zagotovite skladnost in da se zaposleni, ki ne želijo sodelovati, pravilno izpolnijo svoje časovne liste.
Vzpostavite sistem za vodenje časa, ki je enostaven za uporabo in ki temelji na velikosti vašega plačilnega lista. Na primer, če imate manj kot 10 zaposlenih, lahko kupite standardne časovne liste iz pisarniške ponudbe in jih zaposlite dokončate tedensko. Za povečanje natančnosti lahko namesto tega kupite standardno uro in prazne časovne kartice. Če je vaš izplačane plače precejšnje, razmislite o avtomatiziranem sistemu, ki od zaposlenih zahteva, da se vklopijo s karticami prstov ali prstnimi odtisi.
V priročnik za zaposlene vključite časovne postopke. To vključuje, kdaj so roki zapadli in komu jih je treba predložiti. Jasno navesti posledice kršitve določenih pravil časovnega razporeda, kot je prekinitev zaradi ponarejanja časovnih listov. Vsem zaposlenim zagotovite kopijo priročnika.
Ustvarite plačilni koledar in ga razdelite vsem zaposlenim. To je zelo uporabno, kadar se plače spreminjajo, na primer med počitniškimi tedni. Koledar prikazuje začetni in končni datum plačilnega obdobja, datume oddaje časovnega razporeda in ustrezne plačilne datume skozi vse leto.
Določite menedžerje in nadzornike za usposabljanje novih in obstoječih zaposlenih o tem, kako izpolniti urnike. Če imate avtomatiziran sistem, če je potrebno, prosite prodajalca, naj pošlje nekoga, ki bo usposabljal menedžerje in nadzornike, ki naj nato usposabljajo svoje zaposlene.
Poenostavite izračun časovnega načrta tako, da zahtevate, da zaposleni zaokrožijo navzgor in navzdol do najbližje četrtine ure. Zaokrožite čas od ene do sedem minut navzdol in čas od osem do 14 minut navzgor. Na primer, če zaposleni prispe na delo ob 8:11 uri, na časovni list postavi 8.15. Če se bo ustavila ob 17:21, piše 17:15. V mnogih primerih avtomatizirani časovni sistemi izvajajo zaokroževanje.
Zapisovalnike za časovno omejitev omejite le na tisto, kar šteje. Na primer, omejite vnose na redne, nadurne, počitnice, bolne in osebne ure ter plačane odmore. Zahtevajte, da delavci s fiksno plačo, če je potrebno, izpolnijo samo časovne liste.
Razložite zaposlenim, kaj je v njih za njih. Recimo, da pravilno dokončanje pospeši obdelavo plač, zagotavlja pravočasne plače, pospešuje obračunski cikel in povečuje denarni tok. Upravljavci ali nadzorniki naj sporočijo koristi svojim podrejenim.
Spodbujajte politiko odprtih vrat, da bodo zaposleni lahko pristopili k nadrejenim, kadar imajo težave s časovnim razporedom.
Izogibajte se uporabi sistema kazni, da bi zaposlene ustrezno izpolnili svoje urnike. Na primer, zadržanje plačil, dokler zaposleni ne pošljejo časovnega razporeda, je lahko prepovedano v skladu z državnim zakonom in lahko ustvari okolje nezaupanja med upravljavci in zaposlenimi.
Nasveti
-
Preden uveljavite časovno politiko, se o veljavnih pravilih obrnite na državni oddelek za delo. Na primer, država bi lahko imela posebne predpise za zaokroževanje, vodenje evidenc in uporabo biometričnih časovnih ur.
