Eden glavnih ciljev, povezanih s finančnim upravljanjem vašega podjetja, je zagotoviti, da stranke in stranke prejemajo pravočasne račune za izdelke in storitve, ki jih kupijo. Odvisno od vaše računovodske metode lahko naročila za nakup, potrdila o prodaji in račune uporabite za zahtevanje, prejemanje in beleženje plačil za izdelke in storitve.
Naročila za nakup
Kupec izpolni naročilo in ga pošlje prodajalcu, da zahteva nakup izdelkov ali storitev. Kupec uporabi naročilo, da določi število artiklov, vrste storitev in cene, povezane z nakupom. Nalog za nakup je pogodba, ki kupca zavezuje, da prodajalcu povrne proizvode in storitve, ki so navedeni na dokumentu, ko jih prodajalec predloži. Kupec sproži transakcijo z izdajo naročila.
Potrdila o prodaji
Potrdilo o prodaji je dokument, ki prikazuje dokazilo o plačilu, ko kupec kupi blago in storitve od prodajalca in mu povrne te nakupe. Za razliko od naročilnice se potrdilo o nakupu ne izda za prihodnje načrtovane nakupe, temveč se izda le, če kupec plača blago in storitve. Prodajno potrdilo se vedno izda od prodajalca kupcu ob plačilu.
Računi
Račun je račun, ki podrobno navaja blago in storitve, ki jih je ali bo kupil kupec. Račun je podoben naročilu, vendar ga sproži prodajalec in se izda kupcu. Kupčev račun opisuje ceno, količino in podrobnosti, povezane s transakcijo. Ko kupec prejme račun, sklene pogodbeno pogodbo za plačilo izdelkov in storitev, ki jih je kupil od prodajalca.
Popravki
Zaradi človeških napak se lahko pojavijo težave z naročili, potrdili o prodaji in računi. Z vsako obliko dokumentacije je mogoče popraviti, pogajati in spremeniti podrobnosti. Če pride do napake, lahko prodajalec stopi v stik s kupcem ali obratno, da razpravlja o neskladjih in izda popravljene dokumente. Naročila, potrdila o prodaji in računi se obravnavajo enako, ko gre za popravke.
