Večina podjetij redno prejema pošiljke zalog. Zaloge zagotavljajo sredstva za izgradnjo novih izdelkov za stranke ali končne izdelke, ki jih lahko neposredno prodajajo strankam. Podjetja, ki sledijo vnaprej določenemu postopku prejemanja zalog, zagotovijo, da podjetje ve, katere postavke inventarja se vpišejo v inventar in plačajo le za te postavke. Natančen postopek sprejemanja inventarja prispeva tudi k ohranjanju natančnih zalog.
Prihod pošiljke
Prvi korak pri prevzemu inventarja je, ko pride tovornjak v pristanišče podjetja. Skladišče osebja se sestane z voznikom tovornjaka in začne razkladati tovornjak. Skladiščni delavci razložijo inventar iz tovornjaka na določeno lokacijo v skladišču. Zaposleni beležijo količino vsakega artikla v odpremni dokumentaciji. Delavec in voznik tovornjaka podpišeta dokument, ki potrjuje prejeto količino.
Primerjaj dokumente o dostavi
Zaposleni v skladišču primerja več dokumentov, da zagotovi, da se evidentirajo ustrezne količine. Ti dokumenti vključujejo prvotno naročilo, dokument o pošiljanju in ročno napisano poročilo o prejemu. Če obstajajo kakršne koli razlike v zalogi ali količini, zaposleni preveri prispeli inventar in popravi dokument ročno.
Trgovina z inventarjem
Po preverjanju prejetih količin skladiščni delavci skladiščijo zaloge na skladiščnih policah. Vsaka skladiščna polica vsebuje oznake, ki jih podjetje po potrebi poišče. Zaposleni v skladišču zapišejo skladiščne oznake na dokumente, ko hranijo inventar.
Vnesite količino, prejeto v sistem
Zaposleni uporablja dokumente za posodabljanje inventarja, prejetega v sistemu inventarja podjetja. Po vpisu v računalniški sistem podjetja zaposleni vnese vsako prejeto postavko, natančno prejeto količino in mesto skladišča. Po vnosu vseh elementov v sistem zaposleni natisne poročilo o popisu zalog in ga doda k trenutnemu nizu dokumentov. Ta paket posreduje v nabavni oddelek.
Odstopanja naslova s prodajalcem
Ko nabavni oddelek prejme dokumente, pregledajo vsa odstopanja, ki jih je zabeležil zaposleni v skladišču. Prodajalec običajno pošlje račun agentu za nakup, ki ta račun primerja z dokumenti. Če obstajajo kakršne koli razlike med računom in dokumenti, se agent za nakup obrne na prodajalca in se dogovori o skupnem znesku, ki ga je dolžan plačati. Ko se zastopnik počuti zadovoljnega z zneskom za plačilo, ga napiše na račun, odobri račun in ga predloži v plačilo.
