Organizacija uspešnega poslovnega srečanja ne vključuje le vsebine in članov srečanja, ampak tudi ureditev pohištva. Če želite učinkovito urediti prostor za poslovno srečanje, boste želeli razmisliti o funkciji srečanja in ustvariti ustrezno vzdušje in delovni prostor za produktivnost. Če je prostor dobro urejen za vaše srečanje, bodo sodelavci lahko delali in delovali brez motenj ali motenj, da bi v celoti izkoristili razpoložljivo srečanje.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Tabele
-
Stoli
-
Dodatki za predstavitve
-
Zip kravate
-
Lepilni trak
-
Svetilke
-
Stranske mize, kot je potrebno
-
Izdelki za hrano in pijačo
Upoštevajte funkcijo prostora in tabele. Srečanje v stilu pogovora naj uporablja slog okroglih miz, tako da tabele razvrstimo v krog ali polkrog, tako da lahko vsak udeleženec vidi vse ostale. Predstavitve lahko uporabljajo sejne sobe, ki so postavljene z enim velikim pravokotnikom ali pa postavijo manjše tabele v vrstice, pri čemer je vsak udeleženec obrnjen v isto smer.
Razporedite svoje sedeže okrog mize glede na vašo razporeditev mize z udobnimi stoli, primernimi za čas sestanka. Trde plastične stole naj se uporabljajo samo za kratka (ura ali manj) sestanke, da bodo zaposleni osredotočeni in udobni. Na stran prostora namestite dva do tri dodatne stole, v primeru, da je več gostov, kot je bilo predvideno, ali pa se odmori stol.
Postavite rekvizite, kot so stopničke, flip-charti, projektorski zasloni ali plakati za predstavitve na jasno vidnem mestu v sprednjem delu sobe, da jih lahko vsak udeleženec enostavno vidi. Če boste uporabljali izročke ali mape, jih postavite na vsak stol ob mizi ali pa jih postavite na stran za distribucijo pozneje na sestanku. Ne dovolite, da bi ti predmeti neredili delovni prostor ali otežili premikanje v prostoru, na primer zlaganje na tla.
Izklopite zvonjenje na vseh telefonih v sobi, da se izognete motnjam; vendar ne izključujte telefona, da bi omogočili odhodne klice v nujnih primerih. Če se za sestanek uporabljajo računalniki, zvežite vse kable z zip vezmi, da se izognete zapletanju z nogami in s trakom pritrdite vrvice, ki tečejo čez pešpoti.
Dodajte dodatno razsvetljavo, ki presega nadglavno razsvetljavo, v prostor, da zmehča ozračje in da se daljša srečanja manj vizualno napnejo. Nastavite svetilke na stranskih mizah, kjer ne bodo ovirale pogledov, temveč se izogibajte svečam, ki lahko oddajajo mehko svetlobo in dišavo, vendar lahko predstavljajo nevarnost.
Postavite majhno hrano v kotu sobe ali ob zidu v bližini vrat, da dobite ustekleničeno vodo, sode, kavo ali prigrizke, kot so piškoti, piškoti, pladnji za sadje in meso. Če uporabljate hrano za dolgotrajna srečanja, se izogibajte hrani z visoko vsebnostjo sladkorja in se prepričajte, da je v bližini območja za shranjevanje odpadkov, da bo miza jasna in urejena, ko je čas obroka končan.
Nasveti
-
Če imate možnost izbire sejne sobe, poskusite najti mirno sobo stran od prekomernega hrupa in motenj, medtem ko še vedno postavite sejno sobo v kopalnico v istem nadstropju stavbe.
Če je mogoče, nastavite termostat v prostoru na udobno nastavitev, tako da tisti, ki obiskujejo, niso preveč vroči ali mrzli, zaradi česar so neprijetni in moteni, kjer se ne bodo mogli osredotočiti na nalogo.
