Pisma o nameri so uradni dokumenti, ki so del predloga in pravne pogodbe. Določajo glavne podrobnosti poslovnega dogovora ali raziskovalnega predloga z namenom, da bi vse vpletene strani jasno razložile ključne točke. Zaradi svoje narave imajo ta pisma posebno strukturo; zato je pomembno vedeti, kako oblikovati pismo o nameri.
Odprite novo datoteko v programski opremi za urejanje besedil. V prvih treh do štirih vrsticah dokumenta vnesite svoje ime in naslov. Pustite prazno vrstico in vnesite ime in naslov prejemnika pisma. Pustite drugo prazno vrstico in vnesite datum. Dodajte še dve prazni vrstici. Pravilno pismo začnite tako, da ga naslovite z imenom prejemnika; kot je "Dragi gospod Jones."
Prvi odstavek začnite tako, da pojasnite, zakaj pišete. Če je to poslovno pismo, navedite prejšnje dogovore s podjetjem, ki so vas pripeljali do predhodnih sporazumov, ki ste jih sklenili do sedaj. Če je to pismo o nameri za kolegij ali univerzo, na kratko pojasnite svoje ozadje in poverilnice; ustrezne kvalifikacije in izkušnje.
Začnite nov odstavek. Podrobno opišite svoj predlog, vključno z ustreznimi podrobnostmi o vseh dogovorjenih vidikih projekta. To lahko traja dva ali več odstavkov, odvisno od kompleksnosti projekta. Za podjetja, se prepričajte, da se na preprostem jeziku vsak vidik projekta; od določanja cen do predvidenega zaključka ali dobavnih rokov. Za raziskovalne predloge razložite, kaj je namen raziskave in kako bo dosežen.
Dodajte zadnji odstavek. V poslovnem pismu o nameri je ta odstavek namenjen opredelitvi morebitnih strokovnih izrazov, uporabljenih v osnutku projekta, in podrobno navedbo morebitnih dodatnih ustreznih informacij, kot je dogovorjeni rok za odločitev o končnih pogojih. Za raziskovalne pisave v predlog dodajte kakršne koli dodatne ustrezne informacije, kot je ime vsakega mentorja ali mentorja, ki ste ga že postavili.
Napišite končno vrstico, ki zahteva odgovor na vaše pismo o nameri. Dodajte vrstico za podpisovanje, na primer »Lep pozdrav«. Pustite tri do štiri prazne vrstice, v katerih se lahko natisnete, ko se črka natisne. Vnesite svoje ime, svoje kvalifikacije (če je potrebno). Če pišete poslovno pismo o nameri, dodajte svoje mesto v podjetju pod svojim imenom. Shranite kopijo pisma za svoje zapise.
Nasveti
-
Ker bodo prejemniki teh pisem o nameri verjetno prejeli veliko takih pisem, kot tudi druge poslovne zadeve, je nujno, da ostanete jedrnati. Vključiti morate samo tiste podrobnosti, ki so pomembne za projekt, in tudi takrat vključite samo tiste podrobnosti, ki so že dogovorjene. Vse ostalo lahko počaka na nadaljnje razprave.
Opozorilo
Pisma o namerah obstajajo v meglenem pravnem prostoru med ponudbami in dejanskimi pogodbami. Ker gre za izjavo o tem, kje so dosegla pogajanja, in ne za dokument, ki podrobno opredeljuje zavezujoč sporazum, ali bodo morebitni pogoji v pogodbi na koncu zavezujoči za katero koli stran, bodo v pristojnosti sodišč, če bo posel pozneje postal slab. Preden se zanašate na pogoje iz pisma o nameri, se vedno posvetujte z odvetnikom.
