Če podjetje ugotovi potrebo po nakupu izdelka ali storitve, odločitve o tem, kaj ponudnik storitev ali prodajalec uporablja, temeljijo na predlogih, pisnih povzetkih, kako namerava ponudnik ali prodajalec zadovoljiti potrebe podjetja. Podjetja zbirajo predloge drugih podjetij z uporabo RFP.
Identifikacija
RFP je zahtevek za predlog, uradni dokument, ki opisuje potrebo podjetja po izdelku ali storitvi in zagotavlja osnutek, ki bi ga bodoči prodajalci ali ponudniki storitev morali upoštevati pri razvoju predloga.
Lastnosti
RFP vsebujejo podrobnosti o projektu, informacije o proračunu, roke in merila, ki bodo uporabljena za izbiro prodajalca ali ponudnika storitev.
Viri
V nekaterih primerih podjetja predložijo RFP na poseben seznam podjetij, ki jih je podjetje že pregledalo. Včasih podjetja oglašujejo RFP v strokovnih revijah in časopisih.
Časovni okvir
RFP-ji določajo rok za predložitev predlogov, običajno več tednov ali mesecev od datuma izdaje RFP. Kako dolgo podjetje predvideva predloge, je odvisno od nujnosti potrebe podjetja.
Koristi
Programi za podporo projektom pomagajo zagotoviti, da vsak predlog, ki ga prejme za projekt, vsebuje informacije, ki jih mora podjetje, ki izvira, sprejeti. Prav tako je proces bolj objektiven, saj zahteva, da podjetje določi merila za izbiro, kdo bo dobil projekt.
