Vsaka zahteva za predlog mora vsebovati spremno pismo, tudi če vaša ponudba vsebuje povzetek. Vsak od njih služi drugačnemu namenu in sodeluje ne le zato, da ustvarja dober vtis, ampak tudi, da dokaže, da razumeš tako stranko kot zahteve delovnega mesta. Ker pa mora spremno pismo pokazati, da razumete ključne zahteve stranke, ne da bi postal mini predlog, nekateri ljudje menijo, da je težje pisati.
Nastavite desni ton
Vaš odnos s potencialnim odjemalcem in včasih navodila v kompletu RFP določajo, ali naj pismo sprejme formalni ali osebni ton. Dokler ste pošteni in iskreni, so najučinkovitejša pisma, v katerih se komitentu in komitentu pogosto zahvaljujete. Na primer, vključite izjave, kot je »Želim izkoristiti to priložnost in se vam zahvaliti za vso vašo pomoč« in »vaša pomoč in usmeritve so se izkazale za neprecenljive« v besedilu pisma.
Oblika in slog
Z uporabo pisemskih pisemskih papirjev in oblike poslovnega pisma razdelite pismo na tri dele: uvod, telo in kratek zaključni odstavek. Uporabite pisave serifa, kot so Garamond, Georgia ali Times New Roman, saj veliko ljudi meni, da so pisave s serifom lažje berljive. Omejitveno pismo omejite na največ eno ali dve strani.
Odpiranje
Odprite spremno pismo s kratko, ustrezno uvodno izjavo, kot je "Priložen je predlog, ki sem vam ga obljubil" ali "Užival sem v pogovoru z vami o vašem predlogu projekta." zahteve za RFP. Povejte bralcu, ali predlog vključuje vse priloge, in če je tako, na kratko označite vsebino in dokončajte uvod, tako da navedete časovni okvir, ki velja za ponudbo cen.
Telo
Vključite vse zahtevane informacije, kot so zgodovina vašega podjetja, kvalifikacije ali reference, ki jih lahko zahteva RFP v telesu pisma. Preostali del pisma se osredotoči na obravnavo štirih ključnih potreb strank. Na primer, uporabite opozorilne točke, da povzamete, kako bo vaš izdelek ali storitev ustrezala najpomembnejšim potrebam stranke. Nato razširite vsako točko v preostalih odstavkih.
Zapri
V zadnjem odstavku zagotovite popolne informacije za osebo za stike, vključno z imenom, naslovom, naslovom, telefonsko številko, številko faksa in e-poštnim naslovom. Vključite »naslednji korak« ali poziv k dejanju, na primer »Pozanimam vas pozneje ta teden, da odgovorim na vsa vaša vprašanja« ali »Poklical vas bom naslednji teden in razpravljal o tem predlogu«. ime in naslov.
