Zahtevek za ponudbo, znan tudi kot RFP, je dokument, ki ga ustvarite, ko potrebujete novo blago ali storitve za vaše podjetje. RFP navaja vaše specifične potrebe potencialnim prodajalcem in jih poziva, da predložijo ponudbe za pregled, kar vam omogoča, da izberete prodajalca, ki lahko zagotovi najboljše storitve za vaše podjetje v okviru proračuna, ki ga dovoljujete. Čeprav ni standardiziranega formata za pisanje RFP-jev, vam bodo ta navodila po korakih pomagala ustvariti učinkovit in jasen RFP za vse poslovne potrebe.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Računalnik z besedilnim programom
-
Tiskalnik (za pošiljanje)
-
Papir (za pošiljanje)
-
Ovojnice / poštnina (za pošiljanje)
-
Dostop do interneta (za pošiljanje po e-pošti)
Določite svoje potrebe. Želite preživeti nekaj časa, da določite, kaj točno iščete in koliko ste pripravljeni plačati za to. RFP bo zajemal vaše nujne "potrebe" (vaše zahteve) in vaše "dobre želje" (vaše želje), vendar se prepričajte, da ugotovite, kaj mora ponudnik zagotoviti ali zagotoviti, da bi pridobili vaše podjetje. To je bistven del procesa - če ne morete jasno opredeliti svojih potreb, ne boste dobili nazaj predlogov, ki bi zadostili tem potrebam.
Pripravite osnutek. Ponovno, medtem ko ni trdnih in hitrih pravil, kako sestaviti RFP, zagotovite najbolj točne in specifične informacije, ki jih lahko. Vsaj boste verjetno našli v glavi razdelkov, ki vključujejo uvod (ne le uvod v vaše podjetje, temveč tudi projekt / potrebo in kako želite, da se ta potreba obravnava), zahteve (» -to-hass ”), merila izbire, ki jih boste uporabili, da ugotovite, komu boste podelili ponudbo, proračun (koliko ste pripravljeni porabiti) in roke (kako hitro boste to storili). Morda boste ugotovili, da boste dodali ali odšteli odseke, kot je potrebno za vašo posebno RFP, ali celo dodali pododdelke za dodatne informacije, ki bi jih prodajalec moral vedeti pred ponudbo.
Izpolnite oddelek za zahteve. To je običajno najdaljši del in tisti, ki zahteva največ pozornosti. Prepričajte se, da ste natančno pojasnili, kaj morate storiti, ne pa kako to storite - razen če je postopek specifičen in bistven del projekta. Prav tako uporabite jasne besede za razlikovanje med vašimi „potrebami“ (uporabna volja, obveznost in obveznost) in „lepo-do-imetje“ (lahko, lahko in neobvezno).
Napišite svoj RFP. Lahko iščete na spletu za vzorčne RFP, če imate pisatelj blok.
Preverjanje črkovanja in preverjanje RFP-ja. V nekaterih industrijskih panogah lahko napačno postavljeno decimalno mesto povzroči veliko razliko.
Distribuirajte svoj RFP. Lahko ga pošljete ali pošljete po e-pošti potencialnim dobaviteljem, s katerimi ste seznanjeni, ali pa jih omogočite na druge načine, kot je dajanje na spletno mesto vašega podjetja.
Izberite zmagovalno ponudbo.
Nasveti
-
Pripravite RFP 8 - 10 tednov, preden boste potrebovali projekt ali storitev. To omogoča čas, da se predlogi filtrirajo in omogočijo najboljšo možno odločitev.
Vnaprej določite, katera merila za izbiro boste uporabili za določitev zmagovalne ponudbe. Vse družbe imajo različno moč in bodo svoj predlog prilagodile tem prednostim. Iščete najboljšo ceno, najbolj izkušenega prodajalca ali najhitrejši čas?
Od prodajalcev lahko zahtevate, da pripravijo svoje predloge na poseben način ali obliko, vendar jim morate to zahtevo povedati v RFP.
Opozorilo
Prodajalec običajno plača, da pripravi svoj predlog / ponudbo kot običajno prakso v večini industrij. Vendar pa boste morda želeli to jasno navesti v vašem RFP.
