Zahtevek za predlog (RFP) je dokument, v katerem pozivate izvajalce, da oddajo ponudbo za delo, ki ga želite izvesti. Opisuje podrobnosti o nalogah, zahtevanih kvalifikacijah, pogojih pogodbe, roku za oddajo in navodilih za odgovor. Običajno pošljete pismo o nameri nekaj tednov pred dejanskim predlogom odziva na RFP. To daje izdajatelju RFP idejo, koliko odgovorov lahko pričakuje. Čeprav lahko na spletu najdete kakovostne predloge RFP in predloge za pismo o nameri, je pametno najprej raziskati primere, kako se morate odzvati in kaj vključiti ali izpustiti.
Dešifriraj podrobnosti
Preden odgovorite na RFP, ga temeljito preberite. Konec koncev mora vaš odzivni predlog vsebovati podrobnosti o tem, kako boste dosegli rezultate, ki izpolnjujejo zahteve. Bodite previdni, če zahteve RFP ne navajajo jasno želenih funkcij ali so dvoumne. Ne želite, da se na koncu projekta pokvarite pri izpolnjevanju zahtev. Poiščite meritve, ki določajo, kako boste merili skladnost. Ocenite kazni za neupoštevanje in pretehtajte tveganje. Razumeti, kako bi se vsaka pogodba, ki izhaja iz tega sporazuma, dokumentirala, spremljala in upravljala za uveljavitev sporazuma. Če je izdajatelj odprt za vprašanja, se obrnite nanj in rešite vse, kar je nejasno. Potem lahko svoje pismo o nameri pošljete z zaupanjem.
Osnovni primer in oris pisma o nameri RFP
Ko se odločite, da se boste odzvali, nemudoma pošljite RFP pismo o nameri podjetju, ki je izdalo RFP, in navedite, da nameravate predložiti predlog. To zagotavlja, da boste prejeli vse posodobitve ali spremembe izvirnega RFP-ja. Ne odgovarjajte z rokopisnim pismom ali uporabite elektronske pošte, razen če je to izrecno naročeno. Začnite svoje pismo z navedbo, zakaj vas zanima. Potrdite rok. Vključite svoje kontaktne podatke. Kot primer telesa vašega pisma je lahko preprosto:
»Želimo izraziti svoje zanimanje za omenjeno zahtevo za predlog (RFP) in biti obveščeni o vseh posodobitvah pred predložitvijo na zahtevani datum.«
Seveda lahko vključite več podrobnosti. Izogibajte se postavljanju pojasnilnih vprašanj, zaradi katerih bi lahko bil vaš namen dvoumen.
Kaj pa čas za pogajanja?
Pogajanja o cenah se običajno začnejo pozneje, na primer v začetni fazi ponudbe, če izberete ožji izbor. Lahko pa se odločite za vključitev odstavka ali dveh v pismo o nameri, ki navaja potrebe po financiranju projekta. Vendar se morate zavedati, da lahko vnaprejšnje vključevanje finančnih zadev v postopek vpliva na vaše možnosti za sklenitev pogodbe.
Pošlji varno
Želite zagotoviti, da vaše pismo prispe; pošljite ga prek potrjene pošte, tako da boste prejeli potrdilo o prejemu. (Ta poštna služba Združenih držav Amerike ponuja to storitev po nizki ceni; poiščite njihovo spletno stran za trenutno ceno.) Informacije o dostavi lahko spremljate tudi na spletu. Nato morate biti pripravljeni napisati svoj dejanski predlog za opredelitev pogodbenih pravic in obveznosti.
