Kot program zbirke podatkov ima Microsoft Access številne aplikacije v poslovnem svetu. Upravitelji lahko z dostopom ustvarijo zbirko podatkov o zaposlenih, tako da lahko pregledajo informacije o plačah, demografske podatke in proračunske številke. Računovodski strokovnjaki pogosto uporabljajo baze podatkov Access in tudi za sledenje računov, preglede terjatev in sledenje finančnemu stanju podjetja. Ko so osnovne informacije vnesene v tabele Access, lahko računovodje ustvarijo poizvedbe po meri in obrazce, ki omogočajo lažje iskanje potrebnih informacij.
Zapišite si seznam polj, ki jih želite vključiti v svojo računovodsko bazo podatkov. Odvisno od vaših potreb lahko ta polja vključujejo znesek zapadlosti, ime stranke, datum zapadlosti, pogoje in polje za opombe za vnos besedila v prosti obliki.
Odprite Microsoft Access in pojdite na razdelek tabel. Izberite možnost za ustvarjanje nove tabele v oblikovalnem pogledu. Odpre se mreža, ki vam omogoča, da vnesete ime za vsako polje, kot tudi opis vsebine tega polja.
Kliknite spustno polje ob "Data Type" za vsako polje v bazi podatkov. Polja lahko oblikujete kot valuto, številke in besedilo. Polja za datum in čas lahko uporabite tudi za stvari, kot so datumi zapadlosti.
Preglejte seznam polj v vaši podatkovni zbirki in dodajte druge, za katere mislite, da jih boste potrebovali. Lažje je od začetka zgraditi vsa polja, ki jih potrebujete, kot pa se vrniti in dodati polja v bazo podatkov, ki že vsebuje več sto ali tisoč zapisov.
Kliknite gumb »Shrani«, da shranite tabelo. Vnesite ime tabele in kliknite »V redu«.
Pojdite v razdelek Obrazci v oknu Dostop in izberite možnost čarovnika za obrazce. S čarovnikom za obrazce ustvarite preprost obrazec za vnos podatkov na podlagi polj v tabeli. Nato lahko s tem obrazcem za vnos podatkov v tabelo dodate podatke. Ko vnesete v obrazec za vnos podatkov, se informacije samodejno prenesejo v osnovno tabelo Access.
Premaknite se v razdelek poizvedbe in začnite graditi poizvedbe, ki bodo naredile vašo računovodsko bazo podatkov bolj uporabno. S pomočjo čarovnika za poizvedbe zgradite začetno poizvedbo in jo shranite, nato z desno miškino tipko kliknite poizvedbo in izberite "Pogled načrta", če želite spremeniti ali nastaviti merila. Na primer, lahko izdelate poizvedbo o datumu zapadlosti in vnesete "Med Vnesi začetni datum in Vnesi končni datum." To od uporabnika zahteva, da pri izvajanju poizvedbe vnese začetni in končni datum. Takšna poizvedba je lahko zelo koristna za pregledovanje zapadlih računov in sledenje terjatev.
