Če pošiljate pisno poslovno pismo, ste najvarnejši, če se držite standardne, tradicionalne oblike. Univerza Purdue predlaga, da začnete s svojim lastnim imenom in naslovom - razen če je v glavi - in nato pod njim. Pod tem, napišite ime in naslov prejemnika, nato pozdrav. Če pošljete veliko črk, lahko prihranite čas z nastavitvijo predloge v računalniku.
Preverite dejstva
Ne boste zmagali kupcev ali vplivali na ljudi, če dobite napačna osnovna dejstva. Inštitut Emily Post pravi, da morate biti prepričani o prejemnikovem imenu in naslovu ter natančnem imenu svojega podjetja, preden pošljete pismo. Če je prejemnikovo ime nevtralno glede na spol, kot je Pat ali Sam, ugotovite, če lahko, ali pišete moškemu ali ženski. Ko napišete pismo, se lektorira in potrdi, da ste vse pravilno napisali.
Pisanje za neznance
Če pišete nekomu, ki ga ne poznate dobro, kot je potencialna stranka, ostanite formalni z uporabo gospe, g. Ali dr. Če ne poznaš spola, igraj na varno s "Dragi Pat Smith." Če je vse, kar imate, naslov, kot je direktor prodaje, je "Spoštovani direktor prodaje" sprejemljiv. Vendar revija Inc pravi, da če je mogoče najti pravo ime, je bolje. Če je nekdo, ki ste ga spoznali, je lahko "Dragi Pat" sprejemljiv - to je sodba, ki jo boste morali sprejeti.
Obdržite ga jedrnato
Ko pišete poslovno pismo, ga držite jedrnato. Če imate kakšno povezavo - srečali ste se v Gospodarski zbornici, jo je kolega priporočil - morda jo boste želeli predstaviti, ugotavlja Xerox na svoji spletni strani. Potem pridite do točke pisma, ki mora biti za prejemnika. Če gre za prodajno pismo, na primer, želite prikazati prednosti nakupa od vas. Ne približujte mu se kot e-pošta, čeprav - čeprav pošiljate ducat podobnih črk, jo naredite čim bolj individualne.
Izberite besede previdno
Če pišete nekomu v vašem podjetju, je vaša izbira pozdravna odvisna ne samo od tega, ali ste jo spoznali, temveč tudi o tem, ali je to vaš nadzornik, direktor ali eden od vaših podrejenih. Javno svetovalno podjetje pravi, da morate svoje besede skrbno izbrati, da se izognete ničesar, kar bi lahko poškodovalo vašo kariero. Tudi če razpravljate o težavi ali pošiljate opozorilno pismo, ohranite zmerni, vljudni ton - ne pišite, ko ste jezni.Predvidevajmo, da karkoli rečete, ne bo ostalo v zasebnosti, ker pogosto ne bo.
