Podjetja financirajo projekte, za katere višje vodstvo meni, da so ključni za njihov uspeh. Vendar financiranje projekta ne zagotavlja, da bo v primeru, da projekt konča, bolje, kot je bilo prej.
Obstaja veliko razlogov, zaradi katerih lahko podjetje koristi projekt. Izjemen vodja projekta lahko svojo ekipo vodi v pravo smer. Ali pa zaradi izrednega usposabljanja in izkušenj na delovnem mestu skupina lahko sprejme vse prave prakse. V večini primerov pa pomoč pri uporabi orodij za vodenje projektov pomaga.
Orodja za vodenje projektov, kot so tabela PERT in struktura razčlenitve dela, lahko izboljšajo zmožnosti skupine z zagotavljanjem smernic, tudi če ima projektna skupina ustrezno znanje in dolgoletno prakso.
Gantogram
Ganttov diagram je horizontalni stolpec, ki navaja projektne dejavnosti, kot tudi začetni in končni datum za vsako dejavnost, ki so prikazani v obliki koledarja. Ganttov diagram ne prikazuje povezave med eno dejavnostjo in drugo, ampak vsaka dejavnost, ki je navedena v Ganttovem grafikonu, sovpada z dejavnostjo v strukturi razčlenitve dela, ki razčlenjuje projektno delo na faze in delovne pakete.
Ganttov diagram vključuje tudi stolpce, ki dokumentirajo trajanje in odstotek dokončanja vsake naloge. Na grafikonu so zabeleženi tudi število delovnih dni, v katerih je bila aktivnost, pričakovano število dni za dokončanje dejavnosti in preostali dnevi. Te številke ponazarjajo načrtovan napredek glede na dejansko delo.
Pert Chart
Tehnika vrednotenja in pregleda programa ali tabela PERT se uporablja za načrtovanje časa in sredstev, potrebnih za dokončanje projekta in nadzor projektnih nalog. Z uporabo grafikona PERT, ali mrežnega diagrama, lahko vodstvo projekta določi in zaporedje zaporedno vsako nalogo, ki jo morajo izpolnjevati člani skupine, da dosežejo cilj projekta in navede čas, ki je potreben za vsakega.
Graf PERT ponazarja medsebojno razmerje med nalogami tako, da identificira, katere naloge potekajo vzporedno med seboj in katere se morajo pojaviti v zaporedju. Opredeljeni so tudi mejniki projekta - dogodki, ki označujejo končni rezultat vrste dejavnosti.
Poleg tega tabela PERT vključuje tri ocene za vsako projektno dejavnost: najkrajši čas, potreben za dokončanje dejavnosti, čas, ki bo verjetno potreben za dokončanje dejavnosti, in najdaljši čas, ki ga lahko zahteva dejavnost.
Analiza kritičnih poti
Analiza kritične poti je orodje, ki se uporablja za projekte, ki zahtevajo dokončanje medsebojno odvisnih dejavnosti. Kritična pot vključuje seznam projektnih dejavnosti, opredeljenih v strukturi razčlenitve dela, čas zaključka za vsako dejavnost in določitev medsebojno odvisnih nalog in končnih točk, vključno z mejniki in dobavljivimi elementi.
Časi zaključka za niz dejavnosti na kritični poti se seštejejo in so enaki največjemu času, ki ga projekt lahko zahteva za dokončanje. Zaporedje dejavnosti mora biti končano pravočasno, da se projekt konča pravočasno.
Matrika za dodelitev odgovornosti
Matrika razvrščanja odgovornosti ali orodje RACI opozori zainteresirane strani projekta na člane skupine, ki jim je dodeljena posebna odgovornost za projekt in za kakšno delo so odgovorni posamezniki.
Z imenom orodja izhaja, da matrica RACI navaja, kdo je odgovoren za dokončanje naloge, ali kdo bo opravljal nalogo in posameznike, ki bodo prispevali k zaključku naloge. Matrika tudi določa, kdo je odgovoren za naloge in kdo ima odločitvene pristojnosti glede naloge. Navedena so tudi imena tistih ljudi, s katerimi bi se lahko posvetovali v zvezi z nalogo, in ljudi, ki bi morali biti obveščeni o napredku, ki ga ekipa opravi pri zaključku naloge.
Struktura razčlenitve dela
Struktura dela (WBS) je projektni model ali graf, ki razdeli projektno delo na naloge. WBS projekta prikazuje medsebojno povezavo med nalogami in nalogami ter končnim izdelkom projekta.
WBS vključuje podprojekte in izpostavlja odgovornosti projekta, zahtevane vire in časovne zahteve za izpolnitev vsake naloge.
