Vsako podjetje, veliko ali majhno, dokonča projekte v celotnem običajnem poteku poslovanja. Nekateri projekti so zaključeni brez težav, nekateri pa se nikoli ne umaknejo. Projekti, ki so bili uspešno zaključeni, so se običajno začeli uporabljati v okviru upravljanja projektov, da bi projekt razdelili na obvladljive dele.
Opredeljen okvir za upravljanje projektov
Univerza Monash, ena največjih mednarodnih univerz v Avstraliji, opredeljuje okvir projektnega vodenja kot sklop procesnih orodij in predlog, ki se uporabljajo skupaj za upravljanje projekta skozi njegov življenjski cikel. V bolj jasnem smislu je okvir za vodenje projektov način, kako se projekt konča. Projekt ima naravni življenjski cikel, ki se začne, preden se začne in razvija do zaključka projekta. Obstajajo naravne faze projekta: iniciacija, načrtovanje, izvajanje, nadzor in zapiranje. Univerza v Severni Teksas ponuja podroben vir projektnega vodenja, Priročnik za vodenje projektov, ki podrobno opisuje pomen vsake faze.
Začetek
To je začetek projekta, ki daje priložnost, da se zainteresiranim stranem predstavijo posebni razlogi glede vrednosti projekta. Zainteresirane strani so lahko vsi, ki jih projekt neposredno ali posredno prizadene. Začetna faza zahteva, da vodja projekta opredeli obseg in cilje projekta, identificira sponzorja projekta in skupno količino projektnih virov ter opredeli potrebe projekta.
Načrtovanje
Ta korak ima nekaj prekrivanja z začetkom, vendar je na splošno opredeljen kot ključni dejavnik načrtovanja, ki je povezan z projektom. Nekatere ključne dejavnosti načrtovanja so: proračunski načrti, časovni razporedi, načrt naročil, zahteve projektne skupine in zaposlovanje ter projektna tveganja.
Izvajanje
Faza izvajanja je najdaljša faza življenjskega cikla projekta in vključuje merjenje vseh opravljenih nalog z ocenjevanjem nalog glede na merilo kakovosti, ki so ga določile zainteresirane strani. Da bi bil ta proces uspešen, morajo ukrepi kakovosti ustrezati opredelitvi SMART. Vsi ukrepi morajo biti specifični, merljivi, dosegljivi, realni in pravočasni.
Kontroling
Ta faza zagotavlja, da so vse naloge, dodeljene različnim fazam projekta, analizirane in izpolnjujejo standarde kakovosti projekta. Ta faza je podobna fazi izvajanja, vendar je njen namen dejansko merjenje uspešnosti projekta, primerjava dejanske uspešnosti s pričakovano uspešnostjo in določitev morebitnih razlik v uspešnosti ali kakovosti projekta.
Zapiranje
Zadnji korak življenjskega cikla projekta je lahko najpomembnejši; da se projekt šteje za zaključenega, morajo biti vse projektne naloge uspešno zaključene. Končna faza projekta zahteva, da vodja projekta opravi revizijo projekta, opravi končne sestanke projekta in predloži vse dokumente, povezane s projektom. Ko so dokumenti predloženi, mora vodja projekta predložiti poročilo o zaključku projekta in poročilo potrditi usmerjevalni odbor ali sponzor projekta.
