V primeru kraje, požara ali naravne nesreče je lahko pomembna priprava seznama stvari v pisarni. Brez seznama se boste morali zanašati na svoj spomin, da boste lahko upoštevali vsebino pisarne. Kopijo seznama je treba shraniti izven kraja poslovanja in posodobiti, ko je kupljeno ali odstranjeno pisarniško pohištvo in oprema. Po želji lahko dodate seznam inventarja z risbami ali fotografijami, ki prikazujejo lokacijo ključnih predmetov v vsaki sobi.
Pohištvo in dodatki
Seznam pisarniškega pohištva in dodatkov za prostore vključuje mize, stole, svetilke, kante za smeti, omare za datoteke in celo obdelavo oken. Ne smete spregledati okrasnih predmetov, kot so slike ali slike, stenske obloge, rastline, okrasne figurice in ogledala. Preverite police, ki sestavljajo knjižnico. Nekatere referenčne knjige so lahko relativno drage in njihova vrednost je treba upoštevati.
Računalniški sistemi
Srce večine pisarn je danes eden ali več računalniških sistemov. Sisteme sestavljajo glavni računalnik (CPU), monitorji, tiskalniki, skenerji, zvočniki, tipkovnice, miške in vsi povezani povezovalni kabli. Posnemite vse prenosne računalnike. Dodatni elementi vključujejo neprekinjeno oskrbo z baterijo in sisteme za video projekcijo. Pisarniški inventar, v katerem so navedeni tudi nakupna cena in datum nakupa vsakega izdelka, bodisi pohištva ali računalnikov, omogoča uporabo seznama pri določanju obsega kritja, ki je potreben za zavarovanje vsebine pisarne. Zapisovanje nakupne cene in datuma je koristno tudi pri izpolnjevanju davčnih napovedi za dohodek, saj se lahko računalniki in druga pisarniška oprema amortizirajo več let, pri čemer je v tem izračunu potrebna njihova nakupna cena in datum. Na seznam vključite tudi računalniško programsko opremo.
Komunikacijska oprema
Pisarne običajno uporabljajo elektronsko opremo za komunikacije, poleg e-pošte prek računalnika. Pisarniški seznam bi moral vključevati kopirne in fakse, telefone, naprave za narekovanje in interkome. Širokopasovni modemi in usmerjevalniki se uporabljajo za povezovanje računalnikov in VoIP (Voice over Internet Protocol) s komunikacijskimi storitvami. Seznam krajevnih številk vseh elektronskih in računalniških naprav bo dragocen v primeru kraje.
Dobave
Pisarniške dobave se štejejo za predmete, ki se porabijo med poslovanjem in jih je treba redno dopolnjevati. V tej kategoriji so papir za kopirne stroje in tiskalnike, zvezke in papir za prenosne računalnike, podložene blazinice, datumske knjige in koledarje, črnilo in toner za tiskalnike in telefakse, pisala in svinčniki, označevalci, papirne sponke, vrečke za odpadke, ovojnice in podobno. Sprehod skozi trgovino s pisarniškim materialom ali hiter pogled na omaro vas bo opomnil na morebitne dodatne artikle tipa ponudbe. Programi programske opreme so na voljo za pomoč pri upravljanju in sledenju pisarniškega inventarja in lahko dajo opozorila, ko so zaloge nizke in jih je treba preurediti.
