Če ste lastnik podjetja, je pomembno, da imate posodobljen seznam inventarja. Postavke zalog se štejejo za poslovna sredstva in morajo biti kot take navedene v vaših finančnih evidencah. Te informacije potrebujete tudi za natančno izračunavanje zneska zavarovanja, ki ga potrebujete v primeru kraje, požara, poplave ali drugih nezgod, ki bi lahko vplivale na vaš inventar. Če pride do incidenta, vam bo seznam inventarja pomagal, ko boste vložili zahtevek za zavarovanje.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Računalnik
-
Programska oprema
Odločite se, katero vrsto računalniške programske opreme želite uporabiti za beleženje in posodabljanje svojega inventarja. Mnoga podjetja uporabljajo Excelovo preglednico, da navedejo svoje postavke inventarja.
Vnesite podatke, kot so opis vsakega elementa; količine predmetov; serijske številke na opremi; ime proizvajalca; nakupna cena; datum nakupa. Vsaka vrsta poslovanja bo vključevala različne stvari. Odvetniška pisarna ima lahko samo pisarniško opremo; gradbeno podjetje bi lahko imelo buldožerje, tovornjake, prikolice in orodje; trgovina z živili bi lahko imela blagajne, police, hladilnike, zamrzovalnike in živilske izdelke, ki jih prodajajo. Velika trgovina ali podjetje bo morda morala vsakodnevno popisati predmete; majhna pisarna bo morda morala le enkrat letno popisati opremo. Ni treba vsega popisovati. Pisarniških potrebščin, kot so papir, pisala in papirnate sponke, ni treba popisovati (razen če imate pisarniško opremo). Kot splošno pravilo, morate popisati vse, kar bi vključili v zavarovalno poročilo.
V svoje računalniške zapise vključite skenirane kopije potrdil iz vašega prvotnega nakupa.
V svoje računalniške zapise vključite skenirane ali digitalne kopije fotografij svojega inventarja. Na primer, fotografirajte računalnike, kopirne stroje, avtomobile, tovornjake, nakit (če ste lastnik nakita), stroje itd.
Shranite računalniške zapise na varno mesto, kjer bo za dostop potreben geslo. Geslo posredujte samo tistim, ki jim zaupate te informacije.
Prepričajte se, da imate številne kopije inventarja na varenem mestu. Zagotovite elektronsko kopijo inventarja svojemu odvetniku, računovodji in zavarovalnemu zastopniku.
Razmislite o nakupu sefov v vaši banki, kjer lahko hranite tiskane in elektronske kopije vašega inventarja.
