Medtem ko hitra e-pošta in telefonski klici zadostujejo za mnoge poslovne namene, je še vedno nekaj stvari, ki jih je treba obravnavati s stalnostjo in profesionalnostjo pisma. Različne situacije zahtevajo različna pisma, in čeprav obstaja več različnih razlogov, boste morda morali napisati strokovno pismo, zato vam lahko koristno vnaprej seznanite nekatere najpogostejše vrste poslovnih pisem.
1. Naročite pisma o umestitvi
Kot že ime pove, je pismo o postavitvi naročila napisano, da se naroči blago. Ta pisma so zelo pogosta, vendar so tudi zelo formalna in bi morala biti napisana na zelo natančen in specifičen način, zato je koristno, če si pred pisanjem poiščete predlogo za ta pisma.
2. Uvodna prodajna pisma
Ko želite prodati izdelke novemu kupcu, se morate predstaviti. To je zelo podobno načinu, kako bi se predstavili nekomu na zabavi, ker želite narediti velik prvi vtis v obeh situacijah. Želite ciljni stranki pokazati, katere izdelke ali storitve ponujate, kako jim lahko pomagajo in kaj vaše podjetje razlikuje od drugih.
3. Objave okrožnic
Okrožnica je poimenovana zato, ker je krožna na veliko občinstvo. Z drugimi besedami, medtem ko je večina črk zasebna korespondenca med dvema ali več strankami, se krožna pošta razdeli velikim skupinam hkrati. Ker so namenjeni številnim bralcem, morajo biti napisani za člana ciljne skupine. Ne pozabite tudi, da so dovolj splošni, da se bodo lahko pritožili vsem, ki jih bodo prejeli.
4. Potrditvena pisma
Ta pisma so poslana zgolj zato, da se potrdi, da je vaše podjetje prejelo poslovni dokument ali paket. V bistvu delujejo kot potrdila o prejemu in jih je treba poslati takoj po prejemu postavke.
5. Nadaljnja pisma
Naknadna pisma se lahko pošljejo po več vrstah dopisovanja. Prijavitelj zaposlitve lahko po razgovoru pošlje nadaljnje delo. Prodajalec lahko pošlje en teden ali dva po pošiljanju uvodnega prodajnega pisma. Lahko se pošljejo po sestanku, da se ponovijo dogovori obeh strani. V bistvu gre le za to, da prejemnika opomni na predhodno komunikacijo in spodbudi napredek pri naslednjem koraku odnosa ali projekta.
6. Črke za opravičevanje storitev za stranke
V poslovnem svetu včasih gre kaj narobe. Ne glede na to, ali je bila krivda vašega podjetja in ali je bilo mogoče preprečiti, lahko opravičilno pismo precej pripomore k popravljanju odnosa s storjeno storitvijo. Ta pisma pogosto potekajo skozi pravno službo, da se zagotovi, da se podjetje ne izpostavlja pravni odgovornosti.
7. Pisma o interesih
Medtem ko iskalci zaposlitve najpogosteje uporabljajo pisma o interesih, ki delodajalce obveščajo o njihovem interesu za položaj v podjetju, se lahko uporabijo tudi za izražanje, da je vaše podjetje zainteresirano za delo na določenem projektu z drugim podjetjem ali neprofitno organizacijo.
8. Pisma sožalje
Ali je žalovanje zaradi izgube zaposlenega, tekmeca, partnerja ali kogar koli drugega v vašem poklicnem krogu, pisma sožalje ni lahko napisati, ampak je lahko ganljiva gesta do tistih, ki jih je smrt najbolj prizadela.
9. Memorandumi urada
Medtem ko so beležke pogosto neformalne, so te interne komunikacije kot poslovna pisma enega zaposlenega na drugega. Zapisi so lahko napisani na skoraj vseh temah, od dodatkov oblačenja do resnih kršitev zaposlenih.
10. Pismo o priznanju
Medtem ko je vedno lepo, da pohvalite zaposlenega, ki gre nad in izven njega, bi jih bilo treba rezervirati za resnično izjemne ukrepe, saj se pogosto, ko so izločeni, manj pomenijo tistim, ki jih prejemajo.
