Ne glede na vašo industrijo je razumevanje, kako napisati osnovno poslovno pismo, nujno za vse poslovneže. Čeprav je osnovna poslovna korespondenca zelo pogosta, obstaja več vrst poslovnih pisem v tehničnem pisanju. Poslovna pisma se razlikujejo glede na občinstvo, namen, avtorja in specifično obliko.
Resume Cover Letter
Poslovni ljudje uporabijo pismo o nadaljevanju v postopku prijave za zaposlitev, da bi se "prodali" organizaciji, ki se ji želijo pridružiti. Spremno pismo je prvi vtis, ki ga boste kot iskalec zaposlitve naredili na vašem potencialnem delodajalcu, delodajalci pa pogosto uporabijo spremno pismo kot preskus, da ugotovijo, ali je življenjepis vreden branja. V skladu z Purdue Online pisanje Lab, bi morali napisati svoj življenjepis pismo v pripovedni glas, ki poudarja izkušnje in spretnosti, ki so vas pripravili za delo, ki ga iščete. Pisni center na Univerzi v Severni Karolini v Chapel Hillu predlaga pisanje v tonu, ki leži med izrazito pogovorno in zelo formalno. Pri pisanju spremnega pisma pogosto uporabite glagolske akcije in uporabite pomoč pri iskanju oglasov ali opisa delovnega mesta, da poiščete ključne besede, kot je "podrobno usmerjena", ki jih je treba vključiti v vaše pismo.
Prepričljivo poslovno pismo
Če pišete prepričljivo poslovno pismo, poskušate prejemnika prepričati, da sprejme priporočene ukrepe. To vrsto poslovnega pisma lahko napišete zaposlenemu, nadzorniku, naročniku ali sodelavcu ali drugim strankam znotraj ali zunaj vaše organizacije. Prepričljivo poslovno pismo mora navajati namen (prepričati) v prvih nekaj stavkih, v skladu z angleškim klubom. Poslovno pisanje je jedrnato, saj so poslovneži stereotipno zaposleni. Zelo pomembno je, da vaše pismo hitro doseže točko in ne izgubljate časa z nepotrebnimi uvodi, druženjem ali podrobnostmi. Navedite način ukrepanja, ki ga želite, da vaš bralec sprejme v prvih nekaj vrsticah in porabite besedilo, v katerem opišete koristi ukrepa ali pojasnite, zakaj ga je treba sprejeti. Prepričajte se, da jasno vključite vse potrebne podrobnosti. EnglishClub tudi predlaga, da tudi jasno navedete, ali potrebujete odgovor.
Ko pišete prepričljivo poslovno pismo, analizirajte svoje občinstvo. Kdo vam piše, bo določil, katere informacije vključite. Na primer, dodali boste samo uvod, če vas oseba, ki jo pišete, ne pozna. Poleg tega bi menedžer med delovanjem našel različne koristi kot stranka.
Opravičilna pisma
Čeprav so ena od najpogostejših tipov poslovnih pisem, so tudi pisma o opravičilih ena najtežjih za pisanje. Pisati morate, da "shranite obraz", kar omogoča, da vaše podjetje ohrani integriteto, medtem ko ponuja iskreno opravičilo za indiskrecijo. Tako kot druge poslovne komunikacije, pojdite naravnost do točke. Napiši namen pisma - za opravičilo - in za kaj se opravičuješ v prvem odstavku. V skladu z ABusinessResource, mora vaš naslednji odstavek prositi napačno stranko, da odpusti napako in pojasni, kako je prišlo do napake, kakor tudi vse, kar se naredi, da bi se prepričalo, da se ne bo ponovilo. Nazadnje, morate ponovno izraziti svoje opravičilo in ponudbo, da bi nadomestili napako s popustom, prostim blagom ali na drug ustrezen način. V pismu z opravičilom se nikoli ne zdi, da je obrambno, in vedno posredujte kontaktne podatke nekoga, ki lahko najbolje obravnava to vprašanje.
