Poslovna pisma se pogosto zaključijo z vključitvijo referenčnih začetnic. Te začetnice so oblikovane tako, da služijo kot referenca za pisatelja pisma, podpisnika in tipkarja. Mnoga podjetja zahtevajo uporabo referenčnih začetnic za vsa poslovna pisma; drugi ne.
Umestitev
Zadnji del poslovnega pisma je namenjen referenčnim začetnicam. Te začetnice so vedno nameščene na dnu črke, dve vrstici pod blok podpisa in poravnani z levim robom. Obstaja lahko eden ali več nizov referenčnih začetnic.
Podrobnosti
Te kratice se uporabljajo za referenčne namene, zato je razumevanje vrstnega reda začetnic pomembno za bralca pisma; Obstajajo lahko en, dva ali tri niza začetnic. Podpisnik začetnic črk je na prvem mestu, z vsemi velikimi črkami, sledi pa poševnica (/) ali dvopičje (:). Po tem se napišejo začetnice pisatelja, ponovno z velikimi tiskanimi črkami, čemur sledi poševnica ali dvopičje. Začetniki tipk so vedno postavljeni zadnji in naj bodo majhni.
Namen
Referenčne začetnice se uporabljajo kot način zapisovanja, kdo je napisal podpisano in je vtipkal dokument. Te začetnice podjetjem omogočajo, da raziščejo vprašanja v zvezi s pismi, ki jo je podjetje poslalo. Če pride do nesporazuma v pismu, lahko bralec ugotovi, da je oseba, ki je napisala pismo, drugačna od osebe, ki jo je podpisala; pisatelj je morda zamudil pomembne elemente, ki jih je podpisnik pisma želel v dokumentu.
Elementi poslovnih pisem
Ko podjetje napiše poslovno pismo, vključuje določene standardne elemente. Večina podjetij piše poslovna pisma na pisemski papir. Tiskar zapiše datum, naslov naslovnika in pozdrav. Po tem, tipist piše telo črke, zapiranje in vključuje blok podpisa; referenčne začetnice se štejejo za del bloka podpisov. Drugi elementi, ki so pogosto vključeni v poslovna pisma, so referenčna črta, ki navaja namen pisma ali kaj je v zvezi z njo, ali linijo pozornosti, ki zagotavlja, da dokument doseže pravilno osebo.
