Delodajalci običajno vključujejo potrdilo o preverjanju ali enakovredno izjavo skupaj s plačo vsakega zaposlenega, ne glede na to, ali gre v obliki papirnega dokumenta ali spletnega plačila za plače, ki se izdajo prek neposrednega depozita. Preverjanje škrbine je dokument, ki je lahko potreben za izpolnjevanje vladnih zahtev za hrambo dokumentov. Tudi če zadrževanje kontrolnih oken ni obvezno, je to morda še vedno smiselno.
Zahteve FLSA
Zvezna vlada nima pravila, ki od delodajalcev zahteva, da izdajo ali obdržijo plačilo plače. Zahteve Zakona o poštenih delovnih standardih zagotavljajo smernice za dokumentacijo o plačah. Na splošno je treba podatke o izplačanih plačah hraniti tri leta. Če se za beleženje nekaterih podatkov uporabljajo kontrolne škatle, jih je treba hraniti tudi tri leta. Zapisi o izplačanih plačah morajo vključevati:
- Ime zaposlenega, naslov in številka socialnega zavarovanja.
- Spol in poklic delavca.
- Datum rojstva delavcev, mlajših od 19 let.
- Datum in čas vsakega delovnega tedna se začne in konča. Datum, ko se začne plačilni rok, je potreben, če se razlikuje od delovnega tedna.
- Datum plačila zaposlenega
- Dnevne in tedenske opravljene ure.
- Stopnja plače zaposlenega.
- Redne plače, plačilo nadur in morebitni dodatki ali odbitki od plače zaposlenega.
Delodajalci morajo hraniti časovne kartice ali enakovreden zapis časa, ki je bil opravljen za dve leti.
Dodatne zahteve za evidenco o izplačanih plačah vlade
Komisija za enake možnosti zaposlovanja pravi, da morajo delodajalci hraniti vse zapise o zaposlitvi, vključno s podatki o pregledu in evidenco plač, vsaj eno leto. V primeru, da zaposleni vloži pritožbo pri EEOC, je treba dokumente hraniti še eno leto po dokončni razrešitvi zadeve v EEOC ali eno leto po poravnavi tožbe.
Države lahko zahtevajo dodatne zahteve za vodenje evidenc. Na primer, Komisija za delovne sile v Teksasu pravi, da morajo delodajalci delavcem zagotoviti kontrolni ovitek ali enakovreden dokument, ki navaja vse podatke, uporabljene za pripravo plačnega bona. Zapise o izplačanih plačah je treba hraniti štiri leta v skladu s pravili o zapisu o nadomestilu brezposelnosti v Teksasu.
Smernice za evidenco delodajalcev
Podjetje ali organizacija proizvaja preverjanja in preverjanje škrbine iz različnih razlogov. Notranja davčna služba priporoča, da preverite ostanke in bančne zapise, ki služijo kot dokazila za davčne namene se obdrži za časovno omejitev. Obdobje omejitev za davčne napovedi je na primer šest let. Nolo.com predlaga, da podjetja hranijo preglede in finančne zapise vsaj sedem let.
