Močan in zdrav poslovni odnos se lahko začne z uradnim pismom. To še posebej velja pri delu z mednarodnimi uvozniki in izvozniki. Morda ne boste imeli priložnosti, da bi se srečali z njimi osebno, zato je lahko strokovno pismo najboljši nadomestek. Pisanje tega pisma je vztrajno in premišljeno.
Ustvarite pismo profesionalno, z logotipom vašega podjetja, kontaktnimi podatki in osebnimi podatki, ki se nahajajo na vrhu strani. Vključujejo tudi podatke o poslovnih stikih uvoznika in ustrezen pozdrav. Besedilo mora biti poravnano na levo brez vdolbin za odstavke in z enim razmikom med vrsticami.
Pritegnite pozornost uvoznika v prvem odstavku, tako da poudarite svojo ključno prodajno točko. Poudarite točko diferenciacije, zaradi katere so vaši izdelki najboljši na trgu. Morda imate najnižjo ceno, najboljše lastnosti ali najhitrejši čas od naročila do dostave. Ni vam treba pretiravati, vendar se prepričajte, da ste na vidnem mestu navedli prednosti vašega podjetja.
V drugem odstavku navedite več informacij o vašem podjetju in njegovem ozadju. Pojasnite, kako dolgo ste bili v poslu in kje se nahajate. Natančno opišite, kaj proizvedete in v kakšnem obsegu. Prav tako pojasnite, kdo so nekateri od vaših trenutnih strank in jih dajte na voljo kot referenco.
Navedite dodatne informacije o funkcijah vaših izdelkov. To je še posebej pomembno za tehnične izdelke, kot so računalniška strojna oprema, oprema za mreženje ali farmacevtski izdelki. Uvoznik bo želel izvedeti čim več specifikacij. V ločeno prilogo lahko celo vključite diagrame ali modele.
Prepričajte bralca, da je vaše podjetje najbolje delati in da ga lahko izpolnite, kot je bilo obljubljeno. Opišite plačilne pogoje, čas obtoka, logistične informacije in cene. Pustite pismo odprto za pogajanja in nadaljnje ukrepanje. Zaprite beležko z milostnim odlomkom.
