Tudi v pisarni za eno osebo je organiziranje pisarniških postopkov bistvenega pomena za učinkovito delovanje podjetja. Ustvarjanje niza organiziranih postopkov omogoča lažje vodenje podjetja in zmanjšuje čas, ki je potreben za nadzemne naloge, kot so vložitev, nakup in izvajanje osnovnih dokumentov.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Programska oprema za obdelavo besedila
-
Tiskalnik
-
Tridelno vezivo
Ustvarite seznam postopkov, ki jih je treba organizirati. Poskrbite, da boste našteli vse pisarniške postopke, ki jih pričakujete v prihodnosti, tudi če so le redki.
Določite osebo, ki je trenutno odgovorna za vsak uradni postopek. Če je odgovorna več kot ena oseba, identificirajte osebo, ki najbolj učinkovito izvaja postopek, ali kdo najbolj opisuje postopek.
Zahtevajte, da vsaka oseba zapiše podroben opis načina izvajanja vsakega uradnega postopka. Zagotovite, da bo vsaka oseba sledila korak za korakom, jasno obliko, tako da bo predložila predlogo ali vzorec, kako naj bo napisan opis vsakega pisarniškega postopka. Zahtevajte, da vsaka oseba predloži kopijo svojega opisa v skupni obliki dokumenta za obdelavo besedila.
Združite vse opise pisarniških postopkov v en sam glavni dokument, organiziran v poglavja glede na funkcijo. Na primer, združite vse računovodske postopke v eno poglavje, vse postopke pošiljanja pa v drugo poglavje.
Natisnite celoten dokument in svojemu osebju zagotovite vsaj eno vezalno mizo s tremi obročki z vsemi pisarniškimi postopki. Vsakemu uslužbencu zagotovite ločen dokument, ki zajema vse uradne postopke, za katere so odgovorni, in zagotovite, da vsi zaposleni preberejo dokumente, ki se nanašajo na tiste pisarniške postopke, ki jih redno izvajajo.
