Pisarniški postopki so sprejemljiv standard za poslovanje na določenem delovnem mestu. Takšni standardi se lahko razlikujejo glede na industrijo, delovno obremenitev, geografsko lokacijo, strokovnost pisarne ali velikost podjetja. Na primer, pisarniški postopki v medicinski, zobozdravniški ali pravni praksi se bodo precej razlikovali od postopkov v gradbeništvu, maloprodaji ali uvozu. Vendar pa obstajajo nekatere "norme" za pisarniške postopke v vseh panogah.
Telefonski postopki
Vse pisarne zahtevajo profesionalne in vljudne telefonske načine. Odgovorite na telefon takoj, govorite jasno in vljudno in nikoli ne pustite klicatelja na čakanju več kot nekaj sekund, ne da bi se vrnili k klicu, čeprav je vse, kar je rečeno: "Še vedno delam na vašo zahtevo."
Vzemite sporočila za delavce, ki so zunaj pisarne ali niso na voljo. Jasno zabeležite ime, datum, čas in telefonsko številko klicatelja, skupaj z namenom klica, če je podana. Ko je sistem za glasovno pošto nameščen, vprašajte klicatelja, ali želi zapustiti glasovno pošto in jo nato prenesti v sistem glasovne pošte. Nepotrebno je prenesti klic brez predhodnega obvestila klicatelja o prenosu.
Upravljanje evidenc
Posebnosti pri upravljanju dokumentov se od pisarne do pisarne zelo razlikujejo, vendar je treba podrobnosti o vseh poslovnih operacijah vzdrževati na urejen in profesionalen način. Hranite kopije vseh potrdil, računov, izpiskov, delovnih nalogov, predlogov, ocen dela, korespondence, poročil in drugih dokumentov, ki jih je izdelala družba.
Ustvarite datoteke za vsakega prodajalca, račun stranke, prodajo ali projekt, ki temelji na specifikacijah podjetja. Jasno označite vse mape in jih shranite na lahko dostopno mesto, kjer jih lahko po potrebi hitro prikličete. To so zahteve za pravilno upravljanje vsakega podjetja, ne glede na industrijo.
Upravljanje in distribucija pošte
Upravljanje vhodne in odhodne pošte se bo razlikovalo tudi po posameznih pisarnah, vendar je vsa pošta obravnavana kot pomembna korespondenca in jo nemudoma obravnavajte, zlasti korespondenco s strankami in strankami.
Odprite in preusmerite pošto na ustrezen oddelek ali zaposlenega, odvisno od določenih postopkov podjetja. Nikoli ne odprite poštnega žiga »osebno«. Če je potrebno pred distribucijo odpreti vhodno pošto, jo v primeru, da je potreben naslov ali naslov pošiljatelja, ovojnico pripnete na hrbtno stran korespondence.
Po potrebi pretehtajte odhodno pošto in v desnem zgornjem kotu pritrdite ustrezno količino poštnine. Če je poštni strežnik prevzel pošto, ga postavite na ustrezno izhodno mesto za prevzem. Če ga odnesete v lokalni poštni urad, vstavite vse črke v škatlo za lažji prevoz. Zaščitite vse pakete in jih jasno označite za pravilno dostavo.
Računalniki in tehnologija
Zagotavljanje ustreznega varstva računalniških podatkov je pomembno v današnji pisarni, ki se močno opira na takšne informacije. Vadite osnovne varnostne postopke za zaščito računalniških datotek in strojne opreme.
Če želite zaščititi dokumente in programsko opremo, ustvarite dnevno varnostno kopijo vseh računalniških datotek na spletni strani, ki ponuja takšno storitev, ali na ločenem bliskovnem pogonu ali disku Zip. Bodite previdni pri prenosu datotek in programske opreme iz interneta. Programiranje za zaščito pred virusi naj bo vedno zagnano, ko bo računalnik vklopljen, in hranite bazo podatkov o virusih posodobljeno, ker se nove grožnje pojavljajo nenehno.
Zaščitite strojno opremo z močno in zanesljivo prenapetostno zaščito. Izklopite računalnike ponoči, ko jih nihče ne uporablja, in izklopite vse elektronike med močnimi nevihtami.
