Po podatkih Urada za statistiko dela je v Združenih državah več kot štiri milijone tajnikov in administrativnih pomočnikov. Čeprav se izraza tajnik in upravni pomočnik pogosto uporabljata med seboj, v nekaterih podjetjih obstajajo nekatere pomembne razlike med obema položajema, vključno z delovnimi obveznostmi, ravnjo odgovornosti in stopnjo izobrazbe in usposabljanja, potrebnega za opravljanje dela.
Opredelitev sekretarja
Na splošno je tajnica nekdo, ki strogo opravlja pisarniške in podporne naloge, kot so tipkanje, narekovanje, arhiviranje ali fotokopiranje. Sekretarji odgovarjajo tudi na telefone in dostavljajo sporočila, razvrščajo in dostavljajo pošto, v nekaterih podjetjih pa sprejemajo dolžnosti sprejemanja. Sekretarji pogosto sprejemajo tudi zapisnike. V večini primerov sekretarji ne nadzirajo osebja in nimajo pooblastil za prenos nalog.
Opredelitev upravnega pomočnika
Upravni pomočniki, za razliko od tajnikov, imajo običajno dolžnosti, ki presegajo uradniške funkcije. Upravni pomočniki pogosto delajo s svojimi delodajalčevimi koledarji, organizirajo potovanja, pripravljajo dokumente in po možnosti delajo s svojim šefom in drugimi zaposlenimi na projektih. Pogosto upravljajo vzdrževanje pisarniške opreme in sodelujejo s prodajalci, da kupujejo zaloge in se pogajajo o cenah in pogodbah. Upravni pomočniki v nekaterih podjetjih lahko nadzorujejo tudi drugo pisarniško osebje.
Zahteve za izobraževanje
Medtem ko je mogoče na srednji stopnji pridobiti tajniško mesto z visokošolsko izobrazbo, za naprednejše upravne položaje, kot so izvršni sekretarji ali izvršni pomočniki, postaja vse bolj pomembno, da imajo kandidati višjo izobrazbo ali pomembne delovne izkušnje, veliko administrativnih pomočnikov tesno sodeluje z vodstvenimi delavci na projektih na visoki ravni. Če želite delati kot pravni ali zdravstveni sekretar, morate na splošno opraviti specializirani program, da se naučite terminologije in postopkov, povezanih s tem področjem.
Zahteve glede spretnosti
Odlični računalniški, pisarniški pripomočki in tipkanje so pogoj za sekretarje in administrativne pomočnike. Prav tako je pomembno, da imamo dobre komunikacijske in medosebne spretnosti, saj oba od teh položajev na splošno zahtevata interakcijo z javnostjo in sodelavci. Organizacija je pomembna tudi za sekretarje in administrativne pomočnike, saj je njihovo delo pogosto osredotočeno na organiziranje drugih. Po podatkih Urada za statistiko dela, ko vodje in drugi strokovnjaki prevzamejo več nalog, ki so jih tradicionalno opravljali tajniki, kot je obdelava besedil, se bo povpraševanje po strogo pisarniških delavcih zmanjšalo, medtem ko se bodo vloge administrativnih pomočnikov razširile.
Plačajte
Na splošno upravni pomočniki zaslužijo več kot tajnice. Po podatkih Urada za statistiko dela je povprečna plača za tajnico 29.050 $ na leto, od leta 2008. Pravni, medicinski in izvršilni sekretarji zaslužijo več, nekateri izvršni sekretarji zaslužijo več kot 50.000 $ na leto. Administrativni pomočniki zaslužijo povprečno 40.030 $ na leto, nekateri izvršni pomočniki zaslužijo več kot 60.000 $ na leto. Dejanska plača je določena glede na geografsko lokacijo, izobrazbo, izkušnje in industrijo.
Informacije o plačah 2016 za sekretarje in upravne pomočnike
Po podatkih ameriškega urada za statistiko dela so sekretari in upravni pomočniki leta 2016 prejeli povprečno letno plačo 38.730 $. Sekretarji in administrativni pomočniki so na nižji ravni zaslužili 25 odstotkov plače v višini 30.500 dolarjev, kar pomeni, da je 75 odstotkov zaslužilo več kot ta znesek. 75-odstotna plača je 48.680 dolarjev, kar pomeni 25 odstotkov več. V letu 2016 je bilo v ZDA kot sekretarjev in administrativnih pomočnikov zaposlenih 3.990.400 oseb.
