Depozitna sredstva so zneski, ki jih kupec ali prodajalec deponira v nevtralnem, tretjem hranilnem računu, kjer se sredstva hranijo do zaključka hrambe. Sredstva na skrbnem računu se štejejo za sklade, ki so v skrbništvu. Izdajo se lahko samo na podlagi pisnega dovoljenja vseh strank na hrambo. Stroga pravila veljajo za vrsto računa, kjer morajo biti hranjena, kot tudi za vodenje evidence.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Fiktivno prijavo imena podjetja
-
Zvezna identifikacijska številka
-
Resolucija podjetja za vzpostavitev računa
-
Računovodski sistem z dvojnim vnosom s pomožnimi knjigami
-
Začetni bančni depozit
Nastavite skrbniški račun
Obrnite se na poslovno banko o nastavitvi skrbniškega računa. Večina poslovnih bank ponuja to storitev, kot tudi poslovne banke. Gre za ločen račun, ki se lahko uporablja samo za prejete in izplačane skrbniške sklade. Večina bank bo zaprosila za fiktivno izjavo o vnosu imena podjetja, če je skrbniški račun vzpostavljen v imenu drugega kot posameznika. Prav tako bodo zaprosili za zvezno identifikacijsko številko podjetja. To se pridobi iz Službe za notranje prihodke. Če račun odpre družba, bo banka zahtevala kopijo skupnega sklepa, s katerim odobri račun. Na računu mora biti zapisano tudi "skrbniški račun" v naslovu.
Na začetni račun položite začetni depozit. Državni zakoni se razlikujejo glede tega, koliko denarja lahko lastnik računa deponira na escrow račun. S tem se izognemo mešanju sredstev med lastnikom računa in vlogami strank. Na primer, v Kaliforniji je najvišji znesek, ki ga lastnik prenese na skrbniški račun, 200 evrov. Obrnite se na državni oddelek korporacij, da določite omejitve, ki se uporabljajo.
Nastavite računovodski sistem za skrbniški račun. Sistem mora vsebovati glavno knjigo, ki prikazuje vsa deponirana in umaknjena sredstva z računa, vključno z vsemi bančnimi stroški in pristojbinami. Knjiga mora vsebovati tudi pomožno knjigo za vsako opravljeno transakcijo. Na primer, če je hramba odprta pri nakupu doma, ji je treba dodeliti identifikacijsko številko. Ta številka se vnese v pomožno knjigo, kjer je treba vse vloge ali dvige na hrambi ločeno zabeležiti v pomožni knjigi.
Vodenje evidenc za deponirana sredstva
Depozitna sredstva, ki ste jih prejeli, položite na skrbniški račun. Strankam vedno pošljite kopijo za prejem sredstev, ki ste jih prejeli, in kopijo potrdila o plačilu, ki ste ga prejeli v banko. Prav tako hranite kopijo depozita za vaše zapise.
Vnese se v glavno knjigo, v kateri so prikazana prejeta sredstva, in tudi v podrejeni knjigi, ki je dodeljena posamezni transakciji, ki se nanaša na deponirana sredstva.
Vsak mesec uskladite vse pomožne knjige, tako da je skupna vsota vseh pomožnih knjig skupaj enaka saldu glavne knjige skrbniškega računa.
Izplačati je treba Escrow sklade in uravnotežiti račun
Sredstva izplačajte tako, da napišete ček na skrbniški račun, ki se plača tistemu, ki je pooblaščen za prejemanje sredstev.
Vpišite v glavno knjigo, ki prikazuje izplačana sredstva in tudi v glavno knjigo, ki prikazuje isto izplačilo.
Stanje računa na koncu transakcije, tako da se zagotovi, da je v podrejeni knjigi za transakcijo prikazana ničelna bilanca. Na primer, če je bil v času hrambe prejet in položen depozit v višini 5.000 USD, potem, ko se transakcija zaključi, je treba ta znesek izplačati tako, da je saldo na skrbniškem računu za to transakcijo nič.
Skladnost skrbniškega računa z bančnim računom uskladite ob koncu meseca. Na primer, stanje na skrbniškem računu bi moralo biti enako prilagojenemu stanju na bančnem računu ob koncu vsakega meseca. Prilagojeno stanje na bančnem računu je končno stanje na bančni izpisek plus vse vloge, ki jih banka še ni prikazala, razen vseh čekov, ki jih banka še ni poravnala.
Nasveti
-
Obstaja več računovodskih sistemov, ki so na voljo posebej za skrbniške račune. Za nasvet o vzpostavitvi sistema za vodenje evidence skrbniškega računa se obrnite na svojega lokalnega računovodjo ali CPA.
Opozorilo
Bodite previdni, da svojih osebnih sredstev nikoli ne pomešate s sredstvi skrbniškega računa. To pomeni, da se osebni denar ali denar podjetja ne polni na skrbniški račun ali da se zbira skrbniška sredstva za osebno uporabo.
