Osrednja vloga nabavne službe je nabava blaga ali blaga, ki se uporablja pri poslovanju podjetja. Pri uresničevanju te vloge njeni cilji vključujejo izgradnjo in vzdrževanje temeljnih odnosov z dobavitelji, doseganje najboljše vrednosti blaga in natančno in učinkovito usklajevanje vseh zadevnih dokumentacijskih dejavnosti.
Gradnja in vzdrževanje odnosov z dobavitelji
Zgodovinsko gledano je bil nakup osredotočen predvsem na zbiranje ponudb s ciljem, da bi dosegli najnižje možne stroške. Vendar pa zdravstvena organizacija Univerze Utah v svoji politiki javnih naročil ugotavlja, da se od trenutka objave postopki konkurenčnih ponudb uporabljajo le po potrebi. Namesto tega se številna podjetja zanašajo na oddelke za nabavo, da prepoznajo potencialne dobavitelje, sodelujejo z njimi in razvijejo zaupanja vredne odnose z najboljšimi ponudniki. Ta odnos v odnosih krepi skupne cilje dobavitelja in kupca ter omogoča večjo prilagodljivost ali prilagodljivost ko ovire ovirajo naravni tok logistike in distribucije.
Pridobivanje najboljše vrednosti za blago
Tesno povezan s poudarkom na ohranjanju odnosov z dobavitelji je cilj pridobiti najboljšo vrednost za blago. "Najboljša vrednost" vključuje ravnovesje pri pridobivanju razumnih cen in kakovostnih izdelkov. Prodajalec, na primer, potrebuje dobre cene za ustvarjanje dobička, potrebuje pa tudi visoko kakovostno blago, da bi pritegnil kupce. Zato Oddelek za nabavo mora primerjati cenovne točke različnih dobaviteljev s kakovostjo njihovih rešitev. Univerza v Akronu v svojem priročniku za javna naročila poudarja, da njen centralizirani nabavni oddelek nosi to odgovornost pri upravljanju nakupov v vseh organizacijskih oddelkih.
Usklajevanje ustrezne dokumentacije
Postopki nabave vključujejo veliko dokumentacije in dokumentacije. Zdravstvena organizacija Univerze v Utahu navaja, da je vloga nabavne službe vzdrževanje pogodbenih datotek na primer pri vseh aktivnih odnosih z dobavitelji. Nabavne aktivnosti so povezane tudi z računovodstvom v organizacijah, ki uporabljajo programe za podjetniške vire, ki omogočajo, da so računovodske dejavnosti neposredno povezane z obstoječimi naročili in plačili na računu. V nekaterih primerih je postopek avtomatiziran. Zato natančnost pri vnosu naročila in podrobnosti o transakciji je prav tako pomembna za oddelek nabave kot za računovodstvo.
