Mnogi lastniki podjetij se bojijo pisnih zbirnih pisem in se formalno opravičujejo zaradi strahu pred odtujitvijo ali nadaljnjim žaljenjem svojih strank. V obeh primerih morate obravnavati pomembno zadevo in hkrati ohranjati dobro ime stranke. Ko boste spoznali nekaj temeljnih načel o pisanju problemskih rešitev, se boste naučili, kako lahko te vrste črk zapišemo na način, ki ustvarja dobro ime.
Oblika in slog
Morda bi bilo koristno razmisliti o pismu o problemski rešitvi kot za miniaturni esej, napisan v obliki poslovnega pisma. Sledite istemu formatu, sprejmite enak slog in uporabite enako 12-točkovno pisavo Times New Roman, kot v vsakem poslovnem pismu. Edine spremembe, ki jih morate narediti, so v besedah, uporabljenih v razdelkih telesa in zapiranja. Večina črk za reševanje problemov vključuje tudi ograje. To označite tako, da v spodnji vrstici pod zaprtjem vtipkate »Zaprti prostori« in nato s črko navedete ime vsakega dokumenta, ki ga vključite.
Poudarite pozitivne besede
Kratka, neposredna in osebna pisma zmanjšujejo možnost nesporazumov in so pogosto najbolj učinkovita. Poleg tega je verjetno, da bodo besede s pozitivnim ovinkom pozitivno reagirale. Univerzitetni laboratorij za pisanje v Purdueju predlaga, da se izogibate besedam in frazam, kot so »na žalost«, »nezmožnost«, »problem« in »neuspeh«, ki posredujejo neprijetna dejstva. Namesto tega poudarite, kaj lahko ali ste pripravljeni storiti, namesto tega, kar ne morete ali ne boste storili.
Odpiranje in zapiranje poročil
Odprite in zaprite pismo z enostavnimi, neposrednimi izjavami. Uvodna izjava, kot je “Hvala, ker ste si vzeli čas, da razložite svojo skrb glede…” in omenja problem. Zaprite z izjavo, ki poudarja vašo željo po ohranitvi odnosa. Izjave, kot so "Mi cenimo vaše podjetje" ali "Ponavljamo, da bomo zagotavljali kakovostne storitve za stranke, ki jih pričakujete od našega podjetja", so dva pogosta primera.
Telo
V prvem odstavku telesa navedite ustrezne osnovne informacije in vsa prejšnja sporočila, da pokažete, da razumete skrb stranke. Ponudite jasno, specifično rešitev problema - vključno s kretnjami dobre volje in ukrepi, ki ste jih že sprejeli ali jih nameravate sprejeti - v tretjem odstavku.Na primer, če pišete črko za prvo zahtevo, si zapomnite stranko o prejšnjem dobrem plačilnem zapisu, vendar ga opomnite na datum zapadlosti plačila. Kot rešitev ponujamo delo s stranko za vzpostavitev nadomestnih načinov plačila ali podaljšanje datuma plačila v zameno za povratni telefonski klic.
