Pozabite omeniti, da vaše pismo vsebuje priloge, potencialni delodajalec, ki bere vašo spremno pismo, morda nikoli ne bo videl vašega življenjepisa ali pa sodelavec morda misli, da ji niste poslali poročila, ki ga je zahtevala. Ne glede na dejansko prilogo morate bralca obvestiti o njegovi prisotnosti. V tem priročniku je opisano, kako pravilno označiti ohišja s priljubljeno obliko črk.
Uporabite podjetje ali osebno stacionarno vozilo z informacijami o povratnem naslovu. Če nimate svojega pisma, ga lahko ustvarite z urejevalnikom besedil. Postavite svoj povratni naslov na vrh strani.
Na vrh strani postavite datum 13 vrstic. Izpusti dan. Izpišite mesec v celoti. Sledite številki datuma z vejico in uporabite štiri številke za leto. Primer: 3. januar 2010.
Ustvarite blok z naslovom dve prazni vrstici pod datumom. Vključite ime, naslov, podjetje, naslov ulice in informacije o mestu bralca. Uporabite ustrezno dvočrkovno okrajšavo za države. Primer:
Pamela Ives Generalni direktor Acme Toy Company 000 Glavna ulica Sparks, NV 89434
Napiši pozdrav po eni prazni vrstici. Začnite svoj pozdrav z »Dragi«, ki mu sledita »Gospa« ali »Gospod«, čemur sledi bralčevo priimek in dvopičje. Za neformalne črke je sprejemljivo uporabiti vejico namesto dvopičja.
Po eni prazni vrstici napišite telo črke. Omenite zapise v telesu svojega pisma, da bralci vedo, da iščejo dodatne dokumente. Postavite eno prazno vrstico med vsak odstavek. Na začetku vsakega odstavka ne postavljajte alineje.
Postavite eno prazno vrstico med telo vašega pisma in dopolnilno zapiranje. “S spoštovanjem”, “S spoštovanjem” in “Vljudno” so vse sprejemljive izbire. Sledite zaključnim besedam z vejico.
Vnesite svoje ime tri prazne vrstice pod zaprtjem. Če je primerno, postavite naslov neposredno pod svojim imenom.
Vtipkajte besedo »Priloga« eno prazno vrstico pod vnesenim imenom ali naslovom. To je dodaten opomnik za bralca.
Vpišite se v prostor med zapiranjem in vnesenim imenom. Uporabite pero.
Nasveti
-
Če ste član administrativnega podpornega osebja in vnesete pismo za nekoga drugega, naj podpišejo končni osnutek, a svoje začetnice položite z malimi črkami med opombo in blokom podpisov.
