E-pošta je učinkovit in hitrejši način pošiljanja poslovne komunikacije v primerjavi s poštno storitvijo. To je tudi lažji način izmenjave dokumentov. Nekatere stvari, ki jih je treba upoštevati pri pošiljanju poslovnega e-pošte s prilogo, so njena velikost, program za ustvarjanje priloge in možnost virusov. Pomembno je tudi, da se spomnite, da prejemnik morda ni edini, ki vidi vaše sporočilo. Uporabite profesionalni ton, ki bo pustil ugoden vtis.
Napišite vrstico z zadevo, ki ustrezno odraža sporočilo. Posebne teme bodo pomagale zaposlenim pri organizaciji e-pošte glede na projekte podjetja. Nejasni naslovi, kot sta »Pomembno« ali »Prosim preberite«, otežujejo iskanje sporočil v prihodnosti.
Sestavite sporočilo, ki je jedrnato in lahko berljivo. Zaposleni morajo dnevno prebrati velike količine elektronskih sporočil in imajo malo časa za branje dolgih sporočil. Uporabite berljivo pisavo, vključite veliko belega prostora in ustrezno uporabite velike in male črke. Sporočilo napišite v tonu, ki je vljuden, vendar profesionalen, in začnite in končajte s profesionalnimi pozdravi.
Glejte prilogo. Zaposleni zaposleni so pogosto nagnjeni s časom in lahko prezrejo zaplembo, če se nanj ne sklicuje. Naj prejemnik ve, kaj vsebuje priloga in kaj z njo.
Prepričajte se, da ste dokument priložili pred pošiljanjem. Janis Fisher Chan, avtor knjige »E-Mail: napišite ga dobro - Kako napisati in upravljati e-pošto na delovnem mestu«, priporoča, da priložite dokument, preden začnete pisati sporočilo.
Naj vaš bralec ve, kateri program je potreben za odpiranje datoteke. Microsoft Office Suite in Adobe Acrobat Reader sta pogosta uporaba na delovnem mestu.
Upoštevajte čas, ki ga bo prejemnik potreboval za prenos priponke. Uporabite program za stiskanje datotek za velike datoteke, kot je WinZip, ali pa razdelite datoteko na manjše dele, ki jih lahko pošljete ločeno. Za zaposlenega zaposlenega lahko dokument prilepite tudi v telo sporočila.
Preverite svoje sporočilo. Pravopisne in slovnične napake se zdijo neprofesionalne. Izogibajte se tudi uporabi slenga, okrajšav in čustev v sporočilu. To so lahko dobro znani izrazi, ki pa niso primerni v poslovnih sporočilih.
Pred pošiljanjem skenirajte svoje sporočilo in priloženi dokument za viruse.
Vključite izjavo o omejitvi odgovornosti, ki bralca spodbuja k skeniranju priloge pred virusi pred prenosom. To lahko zaščiti vaše podjetje pred možnostjo pravnega ukrepanja, če prejemnik prejme virus prek vaše priponke.
Opozorilo
Ne pošiljajte verižnih sporočil, neželene pošte ali šale kot priloge. So nestrokovne in neprimerne.
