Vsakdo, ki je delal za podjetje, pozna priročnike o politikah in postopkih ter njihove krajše, bolj jedrnate bratrance, priročnike za zaposlene. Priročniki o politiki in postopkih služijo dvema namenoma - zadostiti pravnim zahtevam, kot so najem in okoljska vprašanja, ter oblikovati poslanstvo in vizijo podjetja s premišljenimi, podrobnimi smernicami. Politika opisuje, kaj podjetje želi, da zaposleni naredijo, da bi dosegli organizacijske cilje, postopki pa podrobno opisujejo, kako izpolniti te politike. Idealno bi bilo, da podjetje sledi preprosti formuli: Vzpostavite izjave o poslanstvu in viziji, razvijete strateške cilje, ustvarite podporne politike in pripravite taktične postopke za izvajanje politik.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Veljavni zakoni
-
Kolektivne pogodbe, če obstajajo
Razvijte proces in strukturo ter združite skupino (če niste edini kanal projekta). Odločite se o odgovornosti članov skupine, vključno z raziskavami, pisanjem, pravnimi vprašanji, mehanizmi odobritve in proizvodnimi metodami. Čeprav večina podjetij zagotavlja osebno literaturo v elektronski obliki, boste morali natisniti tudi kopije. Določite vodje ekip in stike za vsak korak procesa. Izvedite organizacijski sestanek, da se odločite, kako bo fizično potekal priročnik - poglavje po poglavjih in korak za korakom.
Obravnavajte pravne vidike priročnika. Vključite odlomke, ki obravnavajo enake možnosti, spolno nadlegovanje, diskriminacijo in testiranje na droge. Prepričajte se, da nobeno besedilo v priročniku ne krši veljavnih zakonov ali je v nasprotju z delovno pogodbo. Vzpostavite pravni pravni stik, ki bo pregledal in odobril priročnik za pravna vprašanja. Malomarnost in odškodninska tožba sta najpogostejša pravna skrb za podjetja, priročniki o politikah in postopkih pa so pravno zavezujoči za podjetja. Večina kršitev s strani podjetij je nenamerna, če pa so priročniki slabo oblikovani, prezrti ali ne pojasnjujejo posledic dejanj zaposlenih, se lahko pojavijo pravna vprašanja.
Vključite izjave o poslanstvu in viziji podjetja ter njegovo zgodovino. Pojasnite, kako politike in postopki podpirajo in krepijo opisane vrednote.
Pišite o ugodnostih. Vključite vprašanja, povezana z obveznimi prejemki, kot so socialna varnost, nadomestila za brezposelnost, nadomestila za delavce, vojaška vprašanja (na primer rezervna dolžnost) in družinski dopust. Tudi oris ne-mandatne ugodnosti, kot so počitnice, nadurno delo, comp čas, zavarovanje, pridobivanje pravic in pokojninskih načrtov (vključno z vsemi 401k določbe), in sabbaticals in listi odsotnosti.
Razvijte in vzdržujte pozitivni ton pisanja. Določite parametre, v katerih lahko zaposleni uspešno dosežejo svoje cilje. Izogibajte se, kadar je to mogoče, pasivnemu jeziku. Dosledno obveščanje zaposlenih, kaj ne morejo ali ne smejo narediti, ustvarja napetost, še posebej, če to storijo in ne prepovedujejo prepoznavnega slabega vedenja.
Ustvarite osnutek in pregledajte, popravite in uredite - nato ponovno pregledajte, popravite in uredite.
Pošljite osnutek skozi postopek odobritve. Nekaj zaposlenih, ki niso člani skupine, naj preberejo priročnik za svoj prispevek.
Po postopku odobritve spremenite priročnik in po potrebi dobite končno odobritev. Pripravite priročnik za proizvodnjo. Izberite grafiko ali fotografije in oblikujete priročnik.
Pripravite priročnik v tiskani obliki in elektronsko. Prepričajte se, da ste za prihodnje spremembe odkrili »vratarja«.
Nasveti
-
Priročnik za zaposlene mora biti kratek uvod v vaše podjetje, s dobrodošlico, usmerjevalnimi informacijami in kratkimi razpravami o pravilih, pričakovanjih in koristih. Verjetno bo prva stvar, ki jo bodo zaposleni prebrali (pred priročnikom o pravilih in postopkih) in ne bodo posnemali priročnika v tonu ali podrobnostih.
Opozorilo
Če zaposlene v vašem podjetju zastopa sindikat, bo kolektivna pogodba pogosto služila kot osnova za večino politik in postopkov. Bodite previdni, da ne nasprotujete sindikalnim sporazumom s politikami in postopki.
