Računovodske usmeritve in postopki niso ena in ista stvar, čeprav jih delavci v pisarni pogosto zamenjujejo. Računovodske usmeritve predstavljajo smernice ali pravila, ki določajo, kaj računovodska služba pričakuje v danih razmerah. Z oblikovanjem politik računovodska služba zagotavlja, da se pravila in standardi podjetij ohranijo in dosledno upoštevajo vsem prizadetim. Postopek predstavlja način enačbe z opredelitvijo posameznih korakov, ki zagotavljajo ohranjanje računovodskih usmeritev podjetja in vzpostavitev notranjih kontrol.
Določite pravilnik
Pri pripravi priročnika o računovodski politiki in postopkih, ki ga uporabljajo računovodje in drugi v podjetju, morate najprej določiti vsako pravilo ali smernico kot posamezno politiko, ki jo želite uporabiti. Ne mešajte politik skupaj, ker je preveč zmedena. Računovodski oddelki oblikujejo politike denarnega toka, politike povračil potovanj, denarne politike, politike plačljivega računa ali politiko zaračunavanja, samo da navedemo nekaj. Politika bi morala opredeliti pravilo - znano kot kaj - in vključiti, kdo ga mora spoštovati in zakaj ga je treba upoštevati. Politike in postopki se vodijo kot ločeni dokumenti.
Napišite pregled
Vsaka politika mora vsebovati pregled ali povzetek smernice ali pravila. Pregled je na prvem mestu s podrobnimi informacijami, ki vsebujejo podrobnosti. Na primer, računovodska služba ima lahko politiko drobnega denarnega sklada, ki podrobno navaja, koliko denarja bo na voljo za drobno gotovino, vrsto nakupov, ki jih pokriva, in naziv osebe, ki je odgovorna za zagotavljanje pravilnega vzdrževanja. Politika ne navaja osebnih imen, ampak naslov ali položaj v podjetju, ki je zanj odgovorno.
Opišite postopke
Postopki so postopek, po katerem posamezniki upoštevajo politiko podjetja.Na primer, računovodska služba lahko določi politiko denarnega toka, ki določa, koliko denarnih sredstev mora biti vedno na razpolago in kaj se mora zgoditi, če ni na voljo. Da bi zagotovili ohranitev politike, mora nekdo v računovodskem oddelku dokončati usklajevanje bančnega računa. Proces bančnega usklajevanja vsebuje podrobne korake za usklajevanje bank, da se zagotovi upoštevanje politike denarnega toka. Za pisanje postopka opišite vsak korak, ki ga morate opraviti, vključno z naslovi ljudi, ki zaključijo vsak korak in kaj se zgodi v naslednjih korakih.
Število korakov
Vnesite postopke v vrstnem redu, v katerem se morajo pojaviti koraki. Na primer, z uporabo postopka bančnega usklajevanja začnite s prvo stvarjo, ki se mora zgoditi, kot so: bančni izpiski morajo biti računovodjem neodprti. Vključite korake, ki jih mora vodja računovodstva opraviti, preden dejansko delo za uskladitev posreduje nekomu v računovodstvu. To lahko vključuje stvari, kot so hiter pregled za nedoslednosti preverjanja, imena prejemnikov plačil in še več.
Priročnik o politiki in postopkih
Vključite seznam naslovov v računovodskem oddelku s kratkimi opisi nalog, ki jih opravlja vsako delovno mesto v podjetju, na začetku priročnika o politiki in postopkih. To pomaga ustvariti notranje kontrole in hkrati zagotoviti ločevanje dolžnosti. Napišite pravila na posameznih straneh, ustvarite novo stran ali niz strani za vsako politiko. Vsaka politika prejme lastno postavko in naslov v kazalo vsebine, ki ljudem olajša iskanje. Po pravilniku vključite vse postopke na svojih straneh kot varnostne kopije. Kazalo lahko vključuje "politiko denarnih tokov", kot glavni naslov s podnaslovi in njihove lastne strani, ki vključujejo "bančne poravnave", "usklajevanje bančnih računov glavne knjige" ali katere koli druge postopke, ki veljajo za to posebno politiko.
