Učinkovita komunikacija in izmenjava informacij sta ključnega pomena za uspeh projekta. Jasna komunikacija zagotavlja, da vsak član skupine razume njeno vlogo in cilje v projektu. Nenehna izmenjava informacij o tem obvešča vse člane skupine in izpostavlja vsa vprašanja, ki bi lahko vplivala na napredek. Neuspešno komuniciranje lahko vodi do dragih zamud, ki vplivajo na uspeh projekta.
Načrt projekta
Projektni načrt je osrednjega pomena za vsa projektna sporočila, kot jih poroča TechRepublic. Načrt omogoča vsakemu članu skupine, da ve, kaj naj bi projekt prinesel in kdo je odgovoren. Zagotavlja ključne datume in odvisnosti projekta ter kompleksne programe razdeli na manjše komponente, ki jih posamezni člani lažje razumejo.
Vizija
Komunikacija zagotavlja, da si vsak član skupine deli isto vizijo o rezultatu projekta. V izdaji Houston Business Journal iz leta 2002 je bilo opisano, kako arhitekti, gradbeno podjetje in razvijalci sodelujejo z vodji podjetij strank, da bi dosegli uspeh projekta preko skupnega cilja - poslovnega parka, ki bi zadovoljil potrebe uporabnikov.
Načrtovanje komunikacije
Velik projekt vključuje veliko članov ekipe in široko paleto komunikacijskih kanalov. Da bi zagotovili učinkovito komunikacijo in izmenjavo informacij, je pomembno, da vodja projekta načrtuje in upravlja proces od samega začetka, pri čemer določi, kdo potrebuje različne informacije na različnih stopnjah projekta. Proces je stalen glede na svetovanje Project Perfect, ki navaja, da vodje projektov večino časa porabijo za komunikacijske naloge.
Upravljanje informacij
Člani skupine potrebujejo hiter dostop do najnovejših različic projektne dokumentacije. Z ustvarjanjem enotne spletne strani projekta ali baze podatkov lahko vodje projektov centralizirajo vse informacije in članom tima zagotovijo varen dostop do pomembnih dokumentov, kot so načrti, razporedi, dobavitelji, zapisniki in poročila o napredku.
Stanje
TechRepublic identificira poročila o stanju kot eno najpomembnejših projektnih komunikacij. Skupna posodobitev stanja zagotavlja, da so vsi člani skupine seznanjeni z vsemi kritičnimi vprašanji ali nepričakovanimi spremembami, ki lahko vplivajo na razporede ali stroške projekta. Nato lahko sprejmejo vse potrebne popravne ukrepe.
Orodja
Komunikacijska orodja, kot so elektronska pošta, videokonference in telekonference, članom projektne skupine olajšajo sodelovanje in izmenjavo informacij, tudi če delajo na različnih lokacijah. Pomembno vlogo pri upravljanju projektov imajo tudi orodja za socialno mreženje. Člani lahko z orodji, kot sta Twitter ali Facebook, objavljajo kratke posodobitve statusa ali pripombe o pomembnih projektnih vprašanjih.
