Nadzor gotovine v vašem podjetju vključuje skrbno knjigovodstvo in varnost. Po mnenju ameriške administracije za mala podjetja so denarne transakcije manj odvisne od goljufij, pristojbin, čakalnih dob in plačilnih napak. Na negativni strani lahko denar, ki ni dobro nadzorovan, pritegne več pozornosti od IRS in kazenskih skušnjav zaposlenih in drugih. Uporaba več metod notranjega nadzora denarja lahko pomaga zmanjšati tveganja.
Vetting Employees
Kontrola gotovine se začne z ljudmi. Zaposlene, ki ravnajo z gotovino ali denarnimi ustrezniki, vključno s čeki in potrdili o kreditnih karticah, je treba temeljito preveriti. Pregledi kazenske evidence, pregledovanje drog in preverjanje prejšnje zaposlitve so lahko del postopka preverjanja. V skladu s poročilom Journal of Management and Marketing Research o vplivu kriminala na poslovanje, bi morali „preverjanje preteklosti vključevati tudi poročilo o kreditni zgodovini, saj se lahko nekateri zaposleni obrnejo na zlorabo sredstev podjetja, kadar finančni pritiski zaradi zasvojenosti z drogami, prešuštva, iger na srečo ali zdravstvenih stroškov. zdijo nepremostljive."
Dokumentiranje transakcij
Ohranjanje prejemkov gotovinskih transakcij omogoča natančno knjigovodstvo in izpolnjuje IRS z ustvarjanjem tistega, kar ameriško ministrstvo za trgovino imenuje "nesporna revizijska sled". Oštevilčeni dvopredmetni računi so idealni, saj vam omogočajo, da en izvod potrdila pošljete vaši stranki in drugo kopijo hranite za svoje zapise. Redno štetje blagajn lahko pomaga zagotoviti natančnost. Tiskalni kalkulatorji in potrdila o porabi so lahko koristni tudi pri dokumentiranju gotovinskih transakcij.
Dolžnosti ločevanja
Del notranjega nadzora nad denarnimi sredstvi postavlja več kot eno osebo, odgovorno za revidiranje gotovinskih transakcij. Lastna pravila univerze Yale za ločevanje dolžnosti zahtevajo, da nobena oseba ni edina odgovorna za ravnanje z začetnimi gotovinskimi transakcijami, vodenjem evidenc, usklajevanjem bilanc, prevažanjem ali deponiranjem gotovine in potrjevanjem knjigovodstva. Po navedbah univerze Yale, "Ko teh funkcij ni mogoče ločiti, je kot nadomestna nadzorna dejavnost potrebna podrobna nadzorna presoja povezanih dejavnosti."
Zavarovanje gotovine
Namestitev video kamer in uporaba padajočih sefov za shranjevanje gotovine sta načini za zaščito gotovine na mestih, kjer potekajo transakcije. Določitev enega zaposlenega in enega nadzornika za varno upravljanje vašega podjetja ali za bančne depozite je metoda, ki pomaga zaščititi denar pred in med tranzitom. Vsakodnevno usklajevanje denarnih prejemkov z bančnimi vlogami in vsakoletne preglede celotnega knjigovodstva vašega podjetja so načini, kako lahko pazite na notranje denarne zapise in preprečite težave z IRS.
Nasvet IRS
V skladu z IRS: „Če v obdobju 12 mesecev prejmete več kot 10.000 $ v gotovini od enega kupca zaradi transakcije v vaši trgovini ali podjetju, morate o tem poročati Službi za dohodnino (IRS) in Mreža za izvrševanje finančnih kaznivih dejanj (FinCEN) na obrazcu 8300. “Podjetja imajo od dneva prejema enotne gotovinske transakcije 10.000 $ ali več, da vložijo obrazec 8300 z IRS.
