Poročilo o poizvedbi bo najverjetneje napisal policist ali druga oseba javnega organa, ki vzame izjavo nekoga, ki vloži pritožbo. Poročilo o poizvedbi pomaga policistu, da sledi podrobnostim pritožbe, tako da jo je mogoče raziskati in kasneje spremljati. Oseba, ki piše poročilo o poizvedbi, morda ni ista oseba, ki jo spremlja, zato je več podrobnosti, ki jih vključite v poročilo, boljše.
Navedite datum pritožbe na vrhu poročila skupaj z vsemi ustreznimi referenčnimi številkami.
Pojasnite naravo pritožbe, ki jo na kratko poročate. To vključuje kdo, kaj, kdaj in kje.
Zapišite vse podrobnosti, ki vam jih posreduje oseba, ki je vložila pritožbo. Podrobnosti lahko vključujejo domnevno, kako in zakaj pritožba ali podrobnosti, ki jih je treba potrditi pozneje.
Vključite tudi podrobnosti, ki so jih v poročilu predložile tudi druge priče. Zabeležite, kdaj ti podatki nasprotujejo tistim, ki jih je dala prvotna oseba, ki je vložila pritožbo.
Navedite zgodbo nasprotne strani. Z nasprotno stranjo pritožbe se je treba vedno posvetovati, podrobnosti pa je treba navesti natančno, da se zagotovi pošteno in uravnoteženo poročilo.
Navedite vse zbrane dokaze, ki se na kakršen koli način nanašajo na predmet vašega poročila o poizvedbi.
Posodobite poročilo, ko se preiskava nadaljuje. Če se najdejo novi dokazi ali če so podrobnosti dokazane točne ali netočne, dodajte te informacije v poročilo o poizvedbi.
Vnesite poročilo. Veliko vaših začetnih opomb glede pritožbe bo verjetno napisanih z roko. Po dokončanju poročila o poizvedbi pa ga vnesite s programom za obdelavo besedil.
