Tako kot veliko področij sodobnega življenja, so računalniki spremenili način izvajanja računovodstva, tako za osebne finance kot za mala in velika podjetja. Računalniki so namesto vnosa neskončnih vrst ročnih vnosov in ročnih izračunov vnesli velik del računovodskega postopka samodejno, ko ste vnesli osnovne podatke. Toda računalniško vodeno računovodstvo ni prikrajšano, zato je treba pred uporabo računalniškega računovodstva upoštevati obe prednosti in slabosti.
Povečana produktivnost
Računalniki so znani po učinkovitosti, računovodstvo pa ni izjema pri tem pravilu. Uporaba računalniškega računovodstva odpravlja podvajanje vnosov, ročno napisane knjige in opombe ter ročne izračune, s čimer se prihrani čas osebja in se istemu osebju omogoči, da obravnava večje število transakcij in poročil.
Avtomatsko generiranje poročil
Računalniško računovodstvo namesto, da bi bilo treba vsakič, ko je potrebno, izdelati standardna finančna poročila ročno, omogoča skoraj takojšnje ustvarjanje standardnih poročil, kot so stanja na računih, predhodne bilance, glavne knjige, izkazi poslovnega izida in druge tipične zahteve poročanja.
Izboljšana natančnost
Ker je za natančno računovodstvo potrebnih toliko izračunov, so računalniki idealna rešitev za človeške napake. Medtem ko se lahko pri vnosu podatkov še vedno pojavijo napake, bodo izračuni računalnika povečali natančnost in zanesljivost poročil podjetja.
Prilagodljivost in pravočasnost
Računalniško podprto računovodstvo se odlikuje pri manipuliranju podatkov in zagotavlja prožnost pri poročanju in analizi podatkov, ki jih ročno računovodstvo ne more primerjati. Še več, dokler se podatki vnašajo pravočasno, je mogoče takoj ustvariti posodobljena poročila, ki vključujejo najnovejše informacije podjetja.
Enostavnost varstva podatkov
Če so podatki poškodovani ali so poročila poškodovana ali izgubljena, računalniško računovodstvo omogoča takojšnjo obnovitev iz varnostnih kopij, kar zagotavlja, da se kritične informacije ne izgubijo. Digitalne varnostne kopije se lahko ohranijo na kraju samem ali zunaj njega za dodatno zaščito pomembnih informacij.
Zadovoljstvo zaposlenih
Z odpravljanjem večine rutinskega dela, ki je vključeno v ročno računovodstvo, računalniško računovodstvo omogoča osebju, da se osredotoči na širše naloge in zmanjša čas, porabljen za dolgočasne, ponavljajoče se naloge, kot so ročni izračuni. Posledično lahko zaposleni pričakujejo večje zadovoljstvo pri delu.
Začetni stroški
Kljub številnim prednostim je ena od pomanjkljivosti računalniškega računovodstva začetni strošek vzpostavitve sistema. Medtem ko je cena računalnikov dramatično padla iz leta v leto, računovodska programska oprema ostaja draga in lahko stane na tisoče dolarjev.
Usposabljanje osebja
Računalniški računovodski sistemi zahtevajo tudi posebno usposabljanje programske opreme za osebje, ki povzroča dodatne stroške usposabljanja za podjetje in podaljšuje čas, potreben za uvedbo sistema, preden ga je mogoče uporabiti.
Zanesljivost
Računalniški računovodski sistemi so po naravi dovzetni za vprašanja, kot so računalniški virusi, izpadi napajanja in okvare strojne opreme, ki lahko vplivajo na zanesljivost in razpoložljivost sistema. Popravljanje težav z računalnikom bo povzročilo izgubljen čas in produktivnost.
Težave pri uvajanju
Znatne težave za podjetje so lahko posledica neustrezne nastavitve računovodske programske opreme ali izbire napačnega programskega paketa, ki bi zadostil potrebam podjetja.Lahko pride do neustreznega ali netočnega poročanja, ki zahteva izgubljen čas za odpravo težave ali uporabo nove programske rešitve.
