Redko je videti, da podjetje opravlja svoje knjigovodstvo z uporabo staromodne stolpaste blazine in postavitve svinčnika. Računalniki so zelo vplivali na to, kako se opravlja računovodsko delo, ne samo za velika podjetja, ampak tudi za mala podjetja.Računovodski sistemi so cenovno dostopni in razmeroma enostavni za uporabo, zaradi česar so primerna alternativa za številna podjetja.
Glavna knjiga
Upravljanje glavne knjige, ki je hrbtenica računovodskega sistema, je običajna raba računalnika na področju financ. Kode računov se lahko dodajo ali umaknejo z lahkoto, zaradi česar je glavna knjiga zelo prilagodljiva. Segmenti znotraj šifer računov se lahko določijo za določene funkcije, kar olajša poročanje. Na primer, računovodsko kodo za stroške bi bilo mogoče nastaviti v sistemu kot 60235, "6" pomeni, da je račun strošek, "2" pa oddelek, kot je prodaja, "35" pa lahko opredeli poseben marketinški program v okviru prodaje. Ta nastavitev omogoča preprosto poizvedovanje o stroških določenega oddelka ali marketinškega programa.
Obveznosti do dobaviteljev
Plačevanje računov pogosto zahteva veliko časa in energije, zlasti pri uporabi ročnega sistema. Z uporabo programske opreme lahko hkrati plačate račun in knjižite stroške, povezane s plačilom. Svoje račune lahko plačate v paketih in natisnete vse svoje preglede naenkrat, kar je velik prihranek časa. Nič več ročno napisanih čekov ali ročno vnesenih stroškov. Ko v sistem vnesete prodajalce, vam ni treba večkrat pisati njihovih imen in naslovov - program shranjuje te podatke in vnašate le številke in zneske računov s preostalim, ki ste jih predhodno napolnili - velika prednost računalniškega sistema.
Poročanje
Enostavno poročanje je dobro znana prednost računalniškega računovodskega programa. Napake je mogoče zlahka prepoznati in popraviti, poročila pa lahko znova zaženete v nekaj minutah, kar je nemogoče izvesti z ročnim sistemom. Ker so vsi izračuni opravljeni z računalnikom, je natančnost poročanja zelo visoka, kar povečuje zanesljivost finančnih informacij. Ko se v sistem vnesejo računovodski podatki, jih je mogoče zbrati in manipulirati s poročili in poizvedbami, ki so običajno enostavne za uporabo in spreminjanje. Računovodski sistemi ponujajo različne možnosti poročanja, vključno z možnostjo izvažanja podatkov v preglednico, kjer lahko manipulirate z informacijami.
Plače
Plače, ki so del računovodstva, se pogosto obdelujejo z računalniki in ne z roko. Kompleksni izračuni, kot so ugodnosti in davki, se izvajajo z računalnikom, kar povečuje pravilnost in učinkovitost. Spremembe je mogoče enostavno in pravočasno. Če želi zaposleni povečati svoj davčni odtegljaj, se te informacije vnesejo v sistem, preostanek pa se obdela s sistemom plačilnih list. Da bi zmanjšali napake, je mogoče časovne liste naložiti neposredno v sistem brez človekovega posredovanja, kar pomeni veliko prihranke časa za vsako podjetje, ki ima veliko zaposlenih na uro.
