Kontrolni seznam za notranjo kontrolo za podpisnike preverjanj se razlikuje med organizacijami. Vsako podjetje mora določiti zanesljiv načrt za obvladovanje tveganj, da bi odpravilo možnost nepoštenosti in preprečilo goljufije. Za nekatere subjekte se postopek začne z naročanjem pregledov in sega od preverjanja skladiščenja do zahteve dveh podpisnikov ali posebne odobritve za preglede, ki presegajo določen znesek. Redno pregledujte pravila, da zagotovite, da bodo zajemala najboljše prakse.
Pisna politika
V pisni obliki postavite notranje politike ali kontrole, ki določajo nadzor organizacije za preverjanje od naročanja in prejemanja do dejanskega podpisa. Orodja za načrtovanje, ki so sestavljena iz dokumentov in zapisov za zapise vseh transakcij in dogodkov preverjanja Prepričajte se, da ima objekt ustrezne skladiščne prostore, računalniški programi pa imajo ustrezno varnostno dovoljenje.
Blank Check Stock
Mnoge organizacije imajo posameznike ali skrbnike, ki so odgovorni za vodenje kontrolnega lista za prazne zaloge. Postopek lahko vključuje naslednje korake: beleženje datuma dobave slepih čekov in navedbo zaporedja prejetih pregledov. V kontrolnem listu vnesite manjkajoče kontrolne številke. Posameznik, ki prejme serijo slepih čekov, mora imeti datum in podpis za vsako pošiljko. Poleg tega zabeležite datum in zaporedje neuporabljenih pregledov, vrnjenih v pomnilnik. Preverite izdano zadnje preverjanje; to zagotavlja, da je kontrolno zaporedje nedotaknjeno.
Neodvisni pregledi in stanja
Neodvisni pregledi in ravnotežja omogočajo najboljšo prakso pri notranjem nadzoru podpisnikov čekov. To vključuje zagotavljanje zneskov pregledov, usklajevanje ima pravilne zneske, vključno z uradniškimi pregledi, primerjavo sredstev z zabeleženo odgovornostjo, računalniško podprte kontrole. Poleg tega pregledajte vodenje računovodskih poročil, kot so poročila o starih bilancah sledi in druga avtomatizirana poročila.
Upravni pregledi
Včasih ni smiselno, da organizacija deli naloge; v tem primeru mora skrbnik izvajati rutinske preglede, da zagotovi celovitost postopka pisnega preverjanja. Oznake preverite samo z ustrezno dokumentacijo in poskrbite, da posameznik, ki podpiše čeke, pošlje preglede iz pisarne. Kadar je mogoče, ne vrnite čekov osebam, ki vzdržujejo gotovinske izdatke in evidenco obveznosti. Zaradi politike ne opravljajte preverjanj, ki jih plačujete "gotovini".
Ločeni računi
Vzpostavite najmanj dva ločena bančna računa za vaše podjetje. Vplačajte vsa sredstva in prejemke na prvi račun. Prenesite dovolj denarja na drugi račun, da pokrijete čeke, ki jih pišete. Član uprave ali drug določen posameznik mora imeti pooblastilo za prenos sredstev na račun. Poleg tega ustvarite ločen račun za plačilne liste; ponovno prenesite samo znesek, ki je potreben za izpolnitev plačilne liste.
Podpisi
Nekatere plošče lahko zahtevajo dva podpisa pri pregledih. Vendar pa je pridobivanje dveh podpisov lahko težavno in zahteva, da so vnaprej podpisani prazni čeki. Če pravilnik za vašo organizacijo ne deluje, spremenite pravilnik na zahtevo enega podpisnika do določenega zneska v dolarju. Prav tako vzpostavite neposreden depozit za zaposlene in uporabite storitev plačevanja tretjih oseb.
