Sestanki odbora imajo pomembno vlogo pri vodenju neprofitnih in neprofitnih podjetij. Čeprav nekateri odbori delujejo neformalno, člani pa se srečujejo po potrebi, da bi izpolnili določene naloge, so drugi odbori bolj formalni. Nekatere imajo pravne odgovornosti za stvari, kot so finančne revizije, izvršilna izbira, ponudba delnic, odobritve članstva in varnostni nadzor. Ti odbori bodo bolj verjetno sprejeli formalno strukturo sestankov z uporabo protokolov, kot je Robertov pravilnik ali podobna pravila.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Dnevni red
-
Zapisnik
Pripraviti in poslati pisni dnevni red vsaj teden dni pred sejo odbora. Vsi v odboru potrebujejo čas, da pregledajo dnevni red in se pripravijo na teme, o katerih se bo razpravljalo na srečanju.
Pokličite sestanek po naročilu pravočasno. To običajno opravi predsednik odbora. Sekretar se bo seznanil z vsemi, ki so prisotni na sestanku v času zapisnika. Klicanje sestanka, da bi se pravočasno naročilo, spodbuja ljudi, da se pravočasno prikažejo in izkazujejo spoštovanje do vseh članov odbora in njihovega časa.
Razdelite kopije dnevnega reda in poročila, ki bodo predstavljena na sestanku. Če se odbor redno sestaja, razdeli zapisnike zapisnika prejšnje seje. Člani odbora imajo dovolj časa, da pregledajo zapisnike, dnevni red in druga poročila. Vprašajte, ali obstajajo kakršne koli pripombe glede zapisnika prejšnjega sestanka, nato pa vprašajte, če je bil predložen predlog, in drugo, da sprejmete zapisnik.
Upoštevajte vrstni red dnevnega reda, ki bo zajemal vsako točko med sestankom. Omogočiti je treba predloge, ki so pomembni za obravnavano točko dnevnega reda. Prepoznajte vsakega člana, ki želi govoriti o predlogu. Dovolite eni osebi, da govori hkrati in da vsaki osebi možnost, da jo zasliši, če je to izvedljivo. Poziv za glasovanje o predlogu, ko je razprava zaključena. V nekaterih primerih bodo člani predlagali spremembe in predsednik odbora bo zahteval glasovanje o predlogih sprememb pred predlogom.
Končajte sestanek, ko je dnevni red končan ali ko pride načrtovani konec časa sestanka. Predsednik odbora lahko zasedanje odloži brez predloga, drugega ali glasovanja. Sekretarka zabeleži vse nepopolne posle, tako da jih je mogoče uvrstiti na dnevni red naslednje seje.
Nasveti
-
Večina uradnih sej odborov zahteva, da je navzočnost članov navzoča, da je seja veljavna. Podzakonski akti organizacije bodo določali, kako bo dosežena sklepčnost. Ponavadi je vsaj polovica članov.
