Kot lastnik podjetja je vaša odgovornost, da spremljate svoje finance in pravočasno plačujete davke. Glede na vaše želje lahko opravljate svoje računovodstvo, najemate strokovnjaka ali določite nekoga v vaši organizaciji, ki bo opravljal to delo. Ne glede na to, katero možnost izberete, si vzemite čas in se seznanite z različnimi računovodskimi sistemi. Prepričajte se, da imate jasno razumevanje razlik med sistemi z enim vnosom in sistemi dvojnega vnosa, poleg ročnih in računalniških programov računovodske programske opreme.
Kaj je računovodski sistem?
Obstajajo različne vrste računovodskih sistemov in vsaka ima posebne značilnosti. Vendar imajo vsi skupni cilj: upravljati finančne dejavnosti podjetja, kot so njegovi prihodki, odhodki in obveznosti. V tej digitalni dobi večina računovodskih strokovnjakov uporablja napredne sisteme, ki vsebujejo opomnike za zamude pri plačilih, napredne zmogljivosti poročanja, samodejne varnostne kopije podatkov, storitve v oblaku in drugo.
Brez računovodskega sistema, boste imeli težave pri pripravi vaših knjig za mesečno in letno poročanje, sledite vsakodnevnim stroškom in ocenjujte finančno uspešnost vašega podjetja. Ročni izračuni so zastareli in nagnjeni k človeški napaki. Računalniški računovodski sistemi so po drugi strani točni in omogočajo, da je vse veliko lažje. Vi ali vaša ekipa boste prihranili čas in denar ter preprečili drage napake.
Ti programi lahko obravnavajo vse vrste računovodskih informacij in ustvarjajo podrobna poročila. Z njimi lahko izračunate izplačane in izplačane plače zaposlenim, zabeležite transakcije, preverite razmerje kreditnega prometa in podatke o procesih, povezanih s prodajo, plačami, inventarjem in drugimi ključnimi vidiki vašega poslovanja. Nekateri računovodski sistemi so namenjeni malim podjetjem in samostojnim podjetnikom, drugi pa velikim podjetjem, vladnim agencijam ali določenim industrijam.
Vrste računovodske programske opreme
Izbira računovodskega sistema je odvisna od vašega proračuna, nastavitev in velikosti podjetja. Štiri glavne vrste finančnih sistemov programske opreme vključujejo:
- Enkratni sistemi
- Sistemi dvojnega vnosa
- Ročni računovodski sistemi
- Računalniški računovodski sistemi
Te je mogoče dodatno razčleniti na več drugih kategorij, kot so programska oprema za računovodstvo v oblaku, računovodska programska oprema po meri, programska oprema za načrtovanje virov podjetja, komercialna programska oprema, ki je v prodaji, in še več. Najnovejši programi imajo zmožnosti avtomatizacije trženja in prodaje, neomejeno razporejanje računov, module plačilne liste in druge vrhunske funkcije. Njihova uporaba v računovodstvu presega sledenje vsakodnevnim finančnim poslovanjem.
Enkratni sistemi so najbolj osnovna možnost. Kot že ime pove, beležijo vsako transakcijo z enim vnosom v računovodski dnevnik. Ta metoda je enostavna za uporabo in ne zahteva usposabljanja v računovodstvu. Poziva mala podjetja z majhnim obsegom dejavnosti. Slaba stran je, da je nagnjena k napakam in ne spremlja terjatev, obveznosti in obveznosti.
Večina vrst finančnih sistemov programske opreme danes, vključno s tistimi, ki so namenjeni malim podjetjem, uporablja dvojno knjigovodstvo. To pomeni, da bo vsaka transakcija vključevala vsaj dva računa, kar omogoča natančnejše poročanje in pravočasno odkrivanje napak.
Ročni in računalniški računovodski sistemi
Obe vrsti računovodskih sistemov temeljita na istih načelih. Ročno računovodstvo pa je dolgotrajno in vključuje več papirja. Tisti, ki ga uporabljajo, morajo pripraviti poročila o računovodskih izkazih, izračunati predplačila, evidentirati transakcije v fizičnih registrih itd. Ker je vse narejeno ročno, obstaja večje tveganje za človeške napake.
Računalniški sistemi pa po drugi strani elektronsko beležijo finančne transakcije in lahko racionalizirajo vaše poslovanje. Uporabniki si lahko ogledajo podatke v različnih oblikah, jih shranijo v oblaku in dostopajo do njih na poti. Primeri vključujejo FreshBooks, Zoho knjige, FreeAgent, QuickBooks, Xero in ActivityHD.
Odvisno od vaše niše, se lahko odločite tudi za specifične računovodske sisteme, kot so Sage 300 Construction and Real Estate, Abila MIP Fund Accounting ali Sage Fixed Asset. Številni programi so posebej zasnovani za zdravstvene ustanove, proizvodna podjetja, neprofitne organizacije in druge vrste organizacij.
