E-pošta in druga elektronska komunikacijska sredstva so morda papirna pisma potisnila na rob zavesti, vendar bi bilo zavajajoče, če bi predlagali, da je umetnost pisanja mrtvih. Nasprotno, podjetja vsak dan uporabljajo pisma za pošiljanje informacij, sporočanje pomembnih pogojev strankam in da bi prejemniku dala nekaj oprijemljivega. Primerno pismo je primerno, če poznate prejemnika, vendar ne kot prijatelja.
Je pol formalna pravilna oblika?
Pri pripravi poslovnega pisma vedno upoštevajte prejemnika. Primerno pismo je primerno, če poznate prejemnika ali komunicirate z njim redno, na primer računovodjo, ki skrbi za vaše knjigovodstvo ali vodjo pisarne vašega glavnega dobavitelja. Če sploh ne poznate osebe, izberite formalni slog pisma. Pol formalna pisma so bolj vljudna kot neformalna pisma. Pomislite na njih kot na navzkrižje med vrsto uradnega pisma, ki ga lahko napišete vladnemu regulatorju, in sproščen slog pisma, ki ga lahko pišete prijatelju.
Sledite standardni obliki pisave
Pol formalna pisma sledijo standardnemu formatu poslovnega pisma; samo jezik, ki ga boste spreminjali, bo ustvaril nevtralni ton. Izberite tiskovine, ki so natisnjene z vašim poslovnim pisemskim pismom, in vnesite ime in poslovni naslov prejemnika na zgornji levi strani strani. Torej, če pišete direktorju podjetja dobavitelja, bo notranji naslov prebral:
Ga. Catherine Torrance, direktorica
Družba Acme
123 Acme Street
Bartlesville, Oklahoma 74003
Nato napišite datum v obliki meseca-dan-leto. V poslovnem pisanju je običajno, da mesec zapišemo kot besedo: "28. marec 2018."
Izberite pozdrav
Uporabite priimek prejemnika, ki mu sledi dvopičje - "Spoštovani gospod / gospa / gospa! Priimek:" Za več naslovnikov navedite imena vseh prejemnikov - "Spoštovana gospa Tomaker, g. Bennett in dr. Toulson-Smith: "Ne piši imena; šteje se za nevljudno. Če ne poznate imena prejemnika, naredite nekaj spletnih raziskav, da ga odkrijete. Uporabite splošen pozdrav, kot je "Dragi direktor prodaje:" le kot zadnjo možnost. V tem scenariju bi bilo bolje, če bi se pisalo "Spoštovani" ali "Draga gospa" in uporabljali formalni ton.
Strukturirajte telo za jasnost
Telo vašega pisma mora imeti vljuden in nevtralen ton. Uporabite vsakodnevne besede namesto formalnih besed, na primer "tudi" namesto "nadalje" in "ampak" namesto "vendar". Stiskanja, kot so "jaz", "niso" in "ne bodo" so v pol-formalnem pismu v redu, dokler se ujemajo s hišnim stilom vašega podjetja. Odprite tako, da opišete razlog, zakaj pišete, in naredite svoje preostale točke več kot dva do štiri odstavke na logičen način, eno idejo na odstavek. Upoštevajte prejemnikov čas in ga shranite kot kratek in točen.
Napišite brezplačen zajtrk
Imate različne možnosti za zaokroževanje polformalnega pisma, zato izberite spodnji seznam prijaznih, a prijaznih zaključkov:
- S spoštovanjem,
- S spoštovanjem,
- S spoštovanjem,
- S spoštovanjem,
- Srčno,
- Najboljše želje,
Dokončajte tako, da vnesete svoje ime in naslov, nato natisnete črko in se vpišete v prostor med zaključnim in vnesenim imenom.
Primer pol formalne pisma
Vse skupaj, tukaj je primer kratkega pol-formalnega pisma:
Spoštovana gospa Mears:
Pišem, da vas uradno povabim, da ste gostujoči govornik in vodja delavnice na prihajajoči konferenci o industrijski prodaji 2019.
Tema te konference je "Prodaja: jahanje tehnološkega vala". Od 3. do 5. oktobra 2019 bo potekal v kongresnem centru Ernest N. Morial v New Orleansu.
Za vašo informacijo bo Katerina Houlden iz Inteligentne prodaje uvodni govornik. Tema njene predstavitve je "Mastering Sales Big Data." Če se prijavite na naš konferenčni portal na www.indsalescon.net, si lahko ogledate aktualni osnutek programa in posebne teme, ki jih bodo začasno obravnavali govori in delavnice.
Pričakujemo, da bo prisotnost najvišja doslej, na področju 4.000 delegatov in 80 govornikov. Z veseljem in čaščenjem bi prispevali k temu prestižnemu dogodku.
Hvaležen bi bil, če bi lahko odgovorili do 30. maja. Od tam vam lahko posredujem vse dodatne informacije, ki jih boste morda potrebovali.
Najboljše želje,
Jane Doe
