Pisanje uradnega pisma je zastrašujoče. Pisanje formalnega pisma vašemu šefu lahko povzroči strah pred svetom. Ne glede na to, ali zahtevate odjavo ali ponudbo za odstop, je dobro, če se učite, ko greste v delovni svet. Vodenje predloge v mislih vam bo v veliki meri pomagalo.
Razmislite o svoji nameri
Kakšen je vaš poudarek? Kaj želite, da bo vaš končni rezultat? Biti jasen s seboj ne samo to, kar želite povedati, temveč zakaj morate reči, da pomaga pri pisanju šefu. Pomembno je, da ste iskreni glede tega, kar želite posredovati.
Vaše kontaktne informacije
V zgornjem desnem kotu morate vnesti vse svoje kontaktne podatke. Izgledati mora tako:
- Ime
- Naslov podjetja.
- Vaša neposredna telefonska linija podjetja.
- Email naslov.
Zaradi tega je zelo jasno, kdo ste in kdo je vaš neposredni nadzornik ali vaša ekipa.
Vaši šefovi kontaktni podatki
Neposredno nasproti vaših kontaktnih podatkov postavite kontaktne podatke svojega šefa v enakem formatu kot zgoraj, kot sledi:
- Ime
- Naslov podjetja.
- Njegova neposredna telefonska linija.
- Email naslov.
Datum pisma
V eni vrstici pod kontaktnimi podatki, navedite črko. Treba je datirati dan, ko ga želite zapustiti za svojega šefa, ne na dan, ko ste začeli pisati pismo. To omogoča tudi časovni okvir za odgovor.
Odprite s pozdravom
Neposredno pod datumom postavite pozdrav, “Spoštovani gospod / gospa! šefovo ime z neposredno vejico. Natančno napišite, kako vaš šef raje obravnava.
Prvi odstavek
Začnite s povzetkom, kdo ste. Ali je vaše podjetje veliko ali majhno, je prepoznavanje sebe pravi način za to. Vaš naziv delovnega mesta, natančen oddelek in kako dolgo ste bili v podjetju. To je tudi tisto, kjer želite jasno navesti namen pisanja tega pisma vašemu šefu, na primer: "Pišem to pismo, da zahtevam zdravniški dopust, ki se začne šest tednov od zdaj, od 15. maja do 5. junija."
Drugi odstavek
Tukaj si razdelite izjavo, ki ste jo dali v zgornjem odstavku. Če nadaljujete z primerom, ko potrebujete zdravstveni dopust, lahko napišete nekaj takega: »Moj razlog za zdravniški dopust je, da opravim medicinsko opravljeno operacijo. Na voljo je pet tednov plačanega dopusta. Ali lahko svoj plačan dopust vzamem v celoti, kot tudi še en teden neplačanega dopusta? «Ključnega pomena je, da v pismu uporabite pravilen ton. Nikoli si ne želiš naleteti na zahtevne, ampak dvomljive in informativne. Navsezadnje želite, da vaš šef čuti, da spoštujete njihov položaj in avtoriteto, da se odločite, kaj je dovoljeno. Pomembno je tudi dodati, da ste odprti za osebno govorjenje o tej zadevi ali na kakršenkoli način, ki vam je najlažje navezati stik.
Tretji odstavek
Na kratko se zahvalite svojemu šefu za čas, ko ste prebrali vaše pismo.
Zaprite s svojim podpisom
Odjava z vljudno in profesionalno zapiranje. "Best Regards" in "S spoštovanjem", ki mu sledi vejica, sta dobra, standardna izbira. Pustite velik prostor in vnesite svoje ime, tako da lahko, ko je natisnjen, podpišete črko v tem prostoru.
Ne glede na namen vašega uradnega pisma vašemu šefu, poskrbite, da ga boste napisali že vnaprej, če je časovno občutljiv. Ali ste zapustili svoje podjetje začasno ali razpisali svoj odstop, je hiter in vljuden je bistvenega pomena.
