Prerazporeditev velikih poslovnih dogodkov je lahko logistična nočna mora; tudi z najbolj verodostojnimi razlogi za spremembo datuma bodo stranke in poslovni stiki razdraženi in neprijetni. Način predstavljanja informacij bo imel velik vpliv na vtis, ki ga bodo imeli udeleženci; poskrbite, da boste zvok apologetičen, a optimističen, tako da bodo prejemniki gledali na reprogramiranje kot na začasno prenehanje kot na napačen korak ali na slabo načrtovanje.
V tiskalnik vstavite kos pisma podjetja; to je uradno obvestilo o prerazporeditvi dogodka, ki ga gostite. Čas je bistvenega pomena, pisemski papir pa bo za prejemnika bolj učinkovito pritegnil pozornost kot navaden papir.
Odprite program za urejanje besedil po vaši izbiri. Začnite nov dokument, tako da izberete »Datoteka« in »Novo«.
Vnesite datum in preskočite vrstico. Uporabite funkcijo spajanja pošte v vašem programu za obdelavo besedil, da vstavite imena in naslove udeležencev.
Začnite z izjavo, da boste morali prestaviti dogodek in osvežiti njihove spomine o tem, kaj je dogodek in kdaj naj bi bil prvotno izveden.
Iskreno se opravičite in pojasnite razlog za zamudo. Ne opravičujte se več kot enkrat ali prejemniki lahko to vidijo kot priznanje krivde ali slabega upravljanja.
Podajte podrobnosti o dogodku. Če vaše podjetje ponuja nadomestilo za svoje pristojbine za ponovno rezervacijo ali drugo spodbudo, navedite, kako lahko udeleženci zaprosijo za nadomestilo. Igrajte dobre novice; če je reprogramiranje srečen dogodek, kot je prerazporeditev časa z boljšim vremenom, komentirajte to.
Zahvalite se udeležencem za njihovo sodelovanje in jim posredujte kontaktne informacije, ki jih lahko pokličejo, če imajo vprašanja ali težave, ki jih lahko preložijo.
Podpišite črko "S spoštovanjem" in preskočite tri vrstice. Vnesite svoje polno ime in naslov. Natisnite črke in jih podpišite nad vnesenim imenom.
Pisma pošljite z najhitrejšo storitvijo, ki si jo lahko privoščite. Če si ne morete privoščiti pošiljanja velikega števila črk s strani Priority Mail, najprej pokličite vsakega udeleženca in jim dajte osnovne informacije o prerazporeditvi dogodka. Naj vedo, da bo sledilo uradno pismo.
