Ko ste sprejeli svoje delo, ste razpravljali o urniku in oddelek za človeške vire ali vaš nadzornik, in verjetno ste se dogovorili za ure, ki ste jih ponudili. Ko ste sprejeli urnik, verjetno niste imeli možnosti vedeti, da se bodo vaše okoliščine spremenile ali da preprosto ne boste mogli priti na delo v času, za katerega ste se dogovorili. Če ste bili stalno pozni ali če vaše osebne okoliščine zahtevajo, da se prijavite na delo pozneje, je dobro, da svojega nadzornika pisno vprašate za poznejši čas začetka. Predložitev pisne zahteve ustvari uradni zapis vaše zahteve v primeru, da je vaša zahteva zavrnjena ali če se vaš urnik spremeni in potrebujete dokazilo o tem.
Za obliko poznega dovoljenja uporabite formalno pismo
Ker je to uradna zahteva, sestavite pisno zahtevo v pravilni obliki poslovnega pisma. Poslovna korespondenca je običajno v obliki bloka, kar pomeni, da so odstavki poravnani z levim robom; ne umikajte odstavkov. Datum vašega pisma, ime in naslov naslovnika, naslov, naslov in zaprt pozdrav so prav tako poravnani z levim robom. V vrstico z naslovom teme je treba navesti vaše ime, položaj in številko zaposlenega, če se razlikuje od vaše številke socialnega zavarovanja - iz varnostnih razlogov ne vključite vaše socialne varnosti v pismo, ki lahko pristane na mizo osebe, ki je ni treba poznati. Poleg tega za vaše pismo uporabite bel ali sivo bel papir, pisavo, kot je Times New Roman ali Calibri, in se podpišite s črnilom, preden svojemu nadzorniku in oddelku za človeške vire zagotovite kopije.
Če je vaša pisarna večinoma brezpapirna in sporočena po e-pošti, namesto tega lahko pripravite prihajajočo pozno e-pošto. Držite jezik formalno ali pripravite svojo zahtevo kot pismo in jo namesto tega priložite e-poštnemu sporočilu.
Neposredno navedite svojo zahtevo
Namesto, da bi bralec moral skenirati celotno pismo, preden pride do vaše dejanske zahteve, navedite zahtevo v prvem odstavku svojega pisma. Na primer, lahko napišete, "da sem 14. junija 2013 začel delati v oddelku za nabavo kot agent na začetni ravni, 14. junija 2018 pa sem napredoval v višjega agenta za nakup. do petka, od ponedeljka do petka. Namen tega pisma je zahtevati spremembo urnika, tako da bodo moje ure ob 9.00 do 18.00.
Ne bodite pozni
Zahtevajte v pozitivnem tonu in se izogibajte uporabi besede "pozno". Če zahtevate spremembo trajnega urnika, zahtevate različne ure, ne dovoljenja za vsak dan zamude. In ne zahtevate, da vaš nadzornik skrajša delovni čas za čas, ko zamudite na delo. Če je vaša zahteva za določen čas, navedite, da z navedbo: "Namen tega pisma je zahtevati spremembo urnika, tako da bodo od 1. aprila do 30. aprila vstavite leto moje ure ob 9. uri do 18.00"
Dajte iskren razlog
Čeprav je tudi dobra praksa biti pošten s svojim delodajalcem, če zahtevate, da pridete čez eno uro, ker niste jutranji človek in ne morete priti pravočasno, boste morda želeli ponovno razmisliti o tem, razumno osnovo za vašo zahtevo. Ampak, če je vaš razlog, da imate osebne ali družinske obveznosti, ki bi jih lahko bolje izkoristili, če imate dodaten čas za delo, navedite to. Ni vam treba biti preveč oseben; na primer, pobiranje vašega otroka iz dnevne oskrbe ali skupnega prevoza z vašim zakoncem, se zdi razumna podlaga za zahtevo. Vendar pa morate biti sodnik glede na to, kakšen je vaš odnos do vašega nadzornika ali vodje, in ali morajo dejansko vedeti, zakaj želite spremeniti urnik.
Naj bo vredno delodajalčevega časa
Če je vaša zahteva, ker ste bili stalno zamuja in menite, da prihajajo v eno uro kasneje kot vaš tipičen urnik vam bo pomagal poročati za delo na čas, biti iskren glede svoje izzive s pridobivanje na delo na čas. Predlagajte, da se lahko vaša udeležba bistveno izboljša, če imate drugačen urnik. To je eden od načinov za obravnavo vidika vaše delovne uspešnosti in v svojem pismu lahko omenite, da poskušate biti proaktivni pri izboljšanju uspešnosti z obravnavanjem problematičnega področja prisotnosti. Na primer, lahko začnete stavek: "Mislim, da bi novi delovni čas pozitivno vplival na poslovanje…"
Zagotovite zagotovila
Morda boste občutili potrebo, da svojemu nadzorniku zagotovite, da sprememba urnika ne bo negativno vplivala na delovanje oddelka ali na vašo zmožnost obvladovanja delovne obremenitve. Morda ste sledili strankam, ki jih prejmete, in opazili, da skoraj vse vaše stranke kličejo po 9. uri, nato pa lahko svojemu pismu dodate, da ste spremljali vrhove klicev strank in da lahko sprememba urnika koristi organizaciji. V svojem pismu lahko tudi navedete, da ne predvidevate nobenih izzivov pri izpolnjevanju vseh vaših dodeljenih nalog, kar daje dodatno zagotovilo, da ste to premislili in ste prepričani, da sprememba urnika ne bo povzročila težav.
Nadaljuj
Zadnji odstavek vašega pisma za pozno prispelo v pisarno mora ponoviti vašo zahtevo in če je sprememba urnika stalna, predlagajte datum, na katerega želite, da sprememba začne veljati. Vprašajte, ali obstaja dodatna dokumentacija, ki jo morate izpolniti za izvedbo spremembe urnika. To pomeni, da mora oddelek za kadrovske zadeve ali vaš nadzornik odgovarjati, vsaj v zvezi s papirologijo. Tudi, ko je napisana na ta način, se sliši bolj pozitivno kot pismo, ki namiguje, da niste prepričani, da bo zahteva odobrena. Zahvalite se HR oddelku in nadzorniku za njihovo obravnavo in jim sporočite, kdaj boste dobili potrditev.
