Pisanje pisma za zavrnitev uradnega povabila je lahko težavno. Potrebno je odgovoriti tako, da oseba ali podjetje, ki vas vabi, ve, da vas ne pričakujejo. Izziv prihaja s pisanjem pisma na tak način, da ne žali ali da druga stranka misli, da samo poskušate priti ven iz njihovega dogodka. Skrbno besedilo in ostro oko do detajlov bosta zagotovila, da bo prejemnik prejel sporočilo v duhu.
Začnite z zavrnilnim pismom z pozdravom. Odločite se, kako želite nasloviti prejemnika. Če je to resnično formalno in nimate vsakodnevnega odnosa z osebo, se mu obrnite kot "gospod" ali "gospa" Če ste prepričani, da je to sprejemljivo, ime uporabite samo v uradnem pismu.
Bodi pošten. Ne pripravljajte ekstravagantnih zgodb, ki pojasnjujejo, zakaj se ne morete udeležiti. Povejte resnico na najbolj jedrnat način. Pojasnite, v kakšnem stavku ali dveh ne boste prisotni. Uporabite besede, kot so "žalostno" ali "na žalost", da pokažete, da želite, da bi bila situacija drugačna.
Izrazite svoje zadovoljstvo s povabilom. Zahvalite se prejemniku, ker ste mislili na vas. Tako boste zagotovili, da ne boste trajno odstranjeni s seznama za prihodnje dogodke.
Zaprite pismo tako, da prejemniku izrazite najboljše želje. Povejte mu, da upate, da bo njegov dogodek dobro.
Pismo zapišite s "S spoštovanjem" ali pa se še enkrat zahvalite prejemniku. Podpišite svoje ime s pisalom. To kaže, da si osebno vzel čas na pismo. Natisnjeno ime je preveč generično in lahko povzroči, da gostitelj misli, da ste preveč zaposleni, da bi si vzeli čas in se ustrezno odzvali na njegovo povabilo.
Na glas preberite pismo. Prepričajte se, da ima ton, ki ga želite izraziti. Spremenite in pošljite pismo.
Opozorilo
Poštenost je najboljša politika pri zavrnitvi povabila. Ne želite, da vas ujame v laž, ki bi lahko prekinila dober poslovni odnos.
