Organizacije ne morejo sprejeti vsakega predloga, ki ga prejmejo, zato morajo pisati pisma, da bi podjetja obvestila, da zavračajo njihove predloge. To se pogosto obravnava prek e-pošte. Podjetje, ki zavrne predloge, ustvari ustrezno pismo in ga pošlje ustreznim podjetjem. Vsakič, ko podjetje napiše pismo o zavrnitvi, mora razmisliti o več ključnih točkah, vključno z ohranitvijo diplomatskih, iskrenih in kratkih pisem.
Uporabite vrstico z zadevo. Ko pišete e-pošto, obstaja možnost, da predmet vnesete v vrstico z zadevo. Ko pišete pismo o zavrnitvi predloga, uporabite vrstico z zadevo, da osebo obvestite o tem, na kaj se nanaša. Ni nujno, da vsebuje besede »Zavrnitev predloga«, lahko pa navede nekaj takega kot »V odgovoru na vaš predlog«.
Formatiranje naj bo preprosto. Ne uporabljajte modnih tipov pisav ali katere koli posebne oblike. Uporabite standardno oblikovanje, ki ga ima večina e-poštnih sporočil, in pustite besede poravnane z levim robom.
Naslovite e-pošto. E-pošto začnite tako, da jo naslovite kontaktni osebi, ki je napisala prvotni predlog. Če v predlogu ni posebne kontaktne osebe, jo naslovite na oddelek za človeške vire podjetja.
Navedite namen elektronske pošte. Bodite jasni, neposredni in diplomatski, ko začnete pismo. Obvestite bralca, da pišete to pismo, da ga na žalost obvestite, da vaše podjetje zavrača predlog, ki ga je predložil on ali njegovo podjetje. Ne pozabite vključiti imena vašega podjetja in namen prvotnega predloga.
Vključite razlog. Pismo o zavrnitvi mora biti iskreno in iskreno. Zaradi tega večina podjetij vključuje razlog, ki pojasnjuje, zakaj zavrača predlog. Razlogi za zavrnitev predloga so različni, vendar so običajno povezani s stroški.
Ponudite bralcu pozitivne želje.Obvestite bralca, da mu v prihodnosti želite dobro in poslovno dejavnost, ter ga povabite, naj predloži predloge za prihodnje projekte, ki bi jih vaše podjetje lahko imelo.
Podpiši pismo. Na koncu e-pošte podpišite črko »S spoštovanjem«, ki ji sledi vaše ime in naslov.
Nasveti
-
Vedno se prepričajte, da morate pred pošiljanjem popraviti poslovna pisma. Ne govori negativnih stvari o podjetju, namesto tega poskušaj ohraniti pismo pozitivno.
