Ko zaslišite računovodjo, ki govori o bremenitvah in kreditih, običajno ne govorijo o debetni kartici ali kreditni kartici pri lokalni banki. Dolgovi in krediti v računovodskem smislu pomenijo nekaj nekoliko drugačnega. Služijo kot sredstvo za beleženje računovodskih transakcij, ti vnosi pa so podlaga za nekaj, kar je znano kot dvojno knjigovodstvo.
Računovodstvo z dvojnim vpisom je bilo prvič uporabljeno v 14. stoletju in italijanski matematik Luca Pacioli je leta 1494 napisal in objavil knjigo o tej temi. dnevniki, izkaz poslovnega izida, bilanca stanja, dvojno knjigovodstvo in številni drugi koncepti, ki so bili podlaga za računovodske sisteme, ki so še vedno v uporabi.
Čeprav mnogi na tem področju Paciolija menijo, da je "oče računovodstva", je bila neka vrsta njegovega sistema dvojnega vstopa v uporabo že mnogo let, preden je bila objavljena Paciolijeva knjiga, čeprav nihče ne ve, kako in kdaj se je računovodski sistem prvič pojavil.
Kaj je bremenitev in kredit?
Sistem obračunavanja poslovnih transakcij, imenovan tudi knjigovodstvo, deluje na podlagi dejstva, da vsaka nova transakcija, ki jo opravi podjetje, povzroča dve različni spremembi finančnega stanja družbe. Računovodje uporabljajo bremenitve in kredite za beleženje transakcij na dva ali več knjigovodskih računov z uporabo določenega niza debetnih in kreditnih pravil.
Zunaj računovodskega sveta ima beseda kredit običajno pozitivno konotacijo, na primer dodatno kreditno delo ali pridobitev zaslug za trdo prizadevanje. Za računovodje pa je edina stvar, ki predstavljajo bremenitev in kreditiranje, leva in desna stran T računa, ki se uporabljata na naslednje načine.
Pri ustvarjanju in vnosu računovodske transakcije lahko uporabite bremenitve in kredite, da določite, kako dolarji, ki prihajajo ali izstopajo iz podjetja, vplivajo na vključene račune. Lahko jih vnesete v računovodski sistem, ki temelji na programski opremi, in vnesete podatke v računovodski dnevnik, znan kot izdelava dnevnika. Računovodski sistem bi bil vzpostavljen tako, da bi se ti vnosi v dnevnik vpisali v glavni računovodski zapis podjetja, imenovan glavna knjiga.
Verjetno boste videli, da se bremenitev in krediti skrajšata kot dr in cr. Zdi se, da ni nobenega posameznega pojasnila o izvoru teh okrajšav, vendar nekateri špekulirajo, da pomenijo debetni zapis in kreditni zapis. Drugi se ozirajo na zgodovinsko računovodstvo in pravijo, da pomenijo latinske besede debere ad credere.
Kredit pomeni vnos transakcije na desni strani zapisa računa v dveh stolpcih, medtem ko obremenitev pomeni vnos transakcije na levi strani. Ti zapisi o računu, imenovani »T računi«, so zaslužili svoje ime, ker računovodja črpa T-oblike na papir in postavlja imena računov, ki se uporabljajo na vrhu, kot so »gotovina« na enem T in »pisarniški material« na drugi strani.
Leva stran vsakega T računa se vedno uporablja za debetne vnose, desna stran T pa se vedno uporablja za kreditne vnose. Računi T se pogosto uporabljajo kot osnovno orodje za usposabljanje, ki učencem pomaga razumeti, kako deluje računovodstvo z dvojnim vnosom. Računi T vam omogočajo, da na papirju napišete, kako se vsaka stran transakcije zabeleži v različne račune glavne knjige. Ta metoda ne deluje za računovodstvo z enim vnosom.
Ti računi T so grafični način za prikaz računa v glavni knjigi, ki je glavni zapis za shranjevanje vseh računovodskih transakcij podjetja. Mnogi računovodje napišejo računovodske vnose na papir s pomočjo diagrami T-računa, kot način za dvojno preverjanje transakcije in se prepričajo, da so bremenitve in krediti na nič in da je računovodska enačba uravnotežena.
Kompleksna računovodska transakcija lahko zahteva vnose, zabeležene na več različnih računih, zaradi česar je treba uporabiti več rokopisnih računov T za zapisovanje in preverjanje transakcije.Tudi to služi kot učinkovit način za preverjanje, ali so vse bremenitve in dobropisi transakcije izenačene na nič in transakcija ne vsebuje napak, preden vnese vnose v glavno knjigo računovodskega sistema.
Za redno dnevno računovodsko delo bi računovodja ustvarjal dnevnike neposredno v računovodsko programsko opremo, namesto da bi uporabljal račune T.
Kaj je kreditno stanje?
Kreditni saldo se nanaša na dolarsko stanje na določenem računu, vendar ni ravno tako preprosto. Ko podjetje ustanovi svojo glavno knjigo, oblikuje kontni načrt. To je seznam vsakega računa, ki ga družba uporablja za beleženje finančnih transakcij, podatki na teh računih pa se končno prenesejo v računovodske izkaze družbe.
Vsak račun ima »normalno« ravnovesje; z drugimi besedami, običajno ima bodisi debetni bodisi kreditni saldo. Na primer, prodajni račun običajno ima pozitivno stanje, kar bi bilo kreditno stanje. Če želite povečati ta račun, boste vnesli kredit. Če je bil v vašem prodajnem računu debetno ali negativno stanje, je to pomembna rdeča zastavica za preiskavo. Nekateri računi se obnašajo nasproti, kreditni saldo pa bi bil negativen, npr. Kreditni vnos na denarni račun zmanjša stanje denarnega računa.
Vsi računi, bodisi plačilni ali kreditni, upoštevajo načelo, imenovano računovodska enačba:
Računovodska enačba: Sredstva = obveznosti + lastniški kapital
Ta temeljna enačba je osnova celotnega računovodskega sistema z dvojnim vpisom in kadar vstop vpliva na račun sredstev, mora vplivati tudi na račun obveznosti ali lastniškega kapitala, da se ohrani ravnotežje. Dvostranski sistem bremenitev in kreditov je mehanizem, ki pomaga ohraniti ravnovesje enačbe.
Računi z običajnim kreditnim saldom se povečajo, ko se vloži kredit. Prihodki, ki prihajajo v družbo, ali dobički, kot je dobiček od prodaje sredstev, kot je rabljena oprema, ki jo je podjetje prodalo, so računi izkaza poslovnega izida in se zabeležijo kot povečanje z uporabo kreditnega vpisa. V bilanci stanja bi kreditni vnos povečal obveznosti in lastniške kapitalske deleže lastnikov.
Kaj je bilančna vsota?
Računi z običajnim debetnim stanjem vključujejo sredstva na bilanci stanja in račune odhodkov v izkazu poslovnega izida. To pomeni, da vnos obremenitve poveča stanje teh računov. Stroškovni računi vključujejo odhodke za plače, odhodke za obresti, stroške dobave in druge stroške, povezane s pisarno.
Obremenitev in dobropis ni vedno lahka, vendar se lahko vsakič, ko nastane strošek, pomislite na obremenitev računa za odhodke.
Je pozitivno ali negativno stanje zadolževanja?
Hitri odgovor je, odvisno. Običajno stanje za račun sredstev je debetno stanje in tudi pozitivni znesek. Denarni račun v bilanci stanja ima na primer normalno, pozitivno debetno stanje, če ima podjetje v banki gotovino.
Po drugi strani pa, če upoštevate odhodkovne račune v izkazu poslovnega izida, imajo ti računi tudi običajno debetno stanje, vendar predstavljajo negativno število ali denar, ki ga podjetje izplača.
Kaj pomeni kreditiranje zneska?
Ko knjižite znesek, naredite vnos na račun v obliki kredita, v nasprotju z obremenitvijo. Če pripišete račun obveznosti, boste povečali njegovo stanje. Če na primer kreditom dolgujete 100 evrov, ker ste stranki odobrili kredit, ste povečali stanje na računu za plačilo računov. V izkazu poslovnega izida (uspehu), če kreditirate svoj račun prihodkov od prodaje, ste ga tudi povečali, ker ima račun za prodajo običajen kreditni saldo, in kreditni vnosi ga povečujejo.
Če vnesete kredit na račun z običajnim debetnim stanjem, ki vključuje račune sredstev v bilanci stanja in računu odhodkov v izkazu poslovnega izida, to pomeni, da zmanjšujete stanje na računu. Recimo, da ste plačali 50 $ za nakup dobave. Denarni račun bi zmanjšali tako, da bi vpisali kredit, saj je denar običajen debetni račun.
Kaj so kontni računi?
Računi Contra so računi glavne knjige, ki delujejo nasprotno od običajnih debetnih in kreditnih računov. Račun kontraprednosti ima na primer običajni kreditni saldo, kjer ima običajni račun sredstev običajno debetno stanje. Računi Contra delujejo tako, da izravnajo redne račune, in omogočajo, da se prvotno stanje nahaja v računovodskih evidencah, hkrati pa poroča o zneskih pobotanja.
Na primer, konto terjatev ima kont, imenovan "popravek za dvomljive račune". Stanje na računu terjatev predstavlja račune strank, ki so bili izdani, vendar še niso bili plačani. Popravek za dvomljive račune predstavlja znesek, za katerega podjetje meni, da ga ne bo nikoli videl. Ta znesek je pogosto majhen odstotek celotnega salda terjatev.
Recimo, da ima račun za terjatve običajno debetno stanje 30.000 USD. Popravek za dvomljive račune ima normalno kreditno bilanco v višini 2.000 USD. Ta dva računa se medsebojno kompenzirata, kar pomeni, da imate skupaj 28.000 $ terjatev. Uporaba teh dveh računov vam omogoča, da še vedno poročate prvotne zneske terjatev in da lahko prikažete, da se ta znesek izravnava z 2.000 $, za katere veste, da verjetno ne boste nikoli prejeli, kar vam bo dalo znesek, ki se bo spremenil v gotovino.
Obstajajo drugi kontra računi in vedno imajo partnerja. Na primer, akumulirana amortizacija je kont konto sredstva in je vezana na račun osnovnega sredstva in opreme. Prodajni račun ima konto prihodkovnega računa, ki se imenuje vračila in nadomestila.
Uporaba poskusne bilance
Računovodje sestavijo poročilo, imenovano poskusna bilanca, pri uporabi dvojnega računovodskega sistema, da preverijo, ali so bili vsi vpisi pravilno opravljeni. V poskusni bilanci so navedeni vsi računi v glavni knjigi podjetja in stanje vsakega računa. Če uporabljate računovodstvo z dvojnim vnosom, morate opraviti debetni vnos, s katerim boste nadomestili vsak kreditni vnos, in obratno. Če prejmete gotovino za prodajo blaga, boste s kreditnim vnosom povečali račun prodaje, povečali pa boste tudi svoj denarni račun z uporabo kreditnega vnosa. Vse bremenitve in krediti se morajo neposredno izravnati.
Ko pogledate poročilo o poskusni bilanci, se morajo vsi vnosi medsebojno nadomestiti, tako da ima poročilo ravnovesje nič. Če ima poskusna bilanca kakršen koli drug skupni znesek, je bil napačen ali nepopoln vpis opravljen in ga je treba popraviti.
Nekatere napake morda ne bodo mogoče odkriti, če pogledate poskusno bilanco, na primer, če se bremenitve in krediti medsebojno izravnajo, vendar so bili vneseni v napačne račune. Če sploh ne želite vnesti transakcije, te napake ne boste ujeli, če boste pregledali poskusno bilanco. Poleg tega, če so bile narejene različne napake pri bremenitvah in kreditih in se le na primer številčno izravnavajo, se ne bodo zaznale v poskusni bilanci.
